Du lukker virksomheten din. Kanskje du går på pensjon eller går inn i muligheten for et annet venture. Alle virksomheter genererer papirarbeid, og når virksomheten din er stengt, må spørsmålet om hvor lang tid å beholde disse dokumentene tas opp.
Årsakene til å holde poster
Statsråder, som Internal Revenue Service og statskassenavdelingene, er de mest sannsynlige enhetene som kan be om ulike tidligere forretningsdokumenter. Å holde alle typer forretningsrelaterte poster vil være verdifulle hvis behovet oppstår for å underbygge krav, transaksjoner og informasjon som er innlevert på selvangivelse. Selv om det er en lov om begrensninger på mange forretningsmessige forhold i visse tilfeller som en svindelundersøkelse eller andre sivile eller kriminelle handlinger brakt mot et selskap, kan tidligere forretningsrekorder være nødvendig uansett hvor lenge hendelsene skjedde. Du vet aldri når gamle virksomhetsregistre kan være nyttige, så det er tilrådelig å beholde alle forretningsrekorder så lenge det er mulig. Når det er sagt, er det generelle retningslinjer for hvor lang tid det er å holde vanlige dokumenter.
Spesifikke gjenstand Holding Perioder
Fra innleveringsdatoen, hold kansellerte sjekker, bankinnskuddssedler, kredittkortopplysninger og generaldirektører i minst tre år. Hold kontoutskrifter, lagerregistre, fakturaer, salgsposter, kassebånd, W-2s, 1099-tall og andre skattemeldingspapirer i minst seks år. Hvis virksomheten din ble opprettet som et selskap, må du holde månedlige og kvartalsvise årsregnskap i minst tre år.
Rekord for å holde ubestemt tid
Oppbevar personrelaterte betalinger og tilhørende dokumenter, for eksempel arbeidstakerens kompensasjon, pensjonsoppgavene og ansattes inntektsskatt, så lenge du kan. Hvis en tidligere ansattsfil for arbeidsledighet, søker om ny jobb eller har spørsmål som går tilbake til ansettelsestidspunktet, vil det være mest verdifullt å ha disse postene tilgjengelige. Alle bedriftsrelaterte dokumenter bør holdes på ubestemt tid, selv om selskapet ikke lenger er i virksomhet. Slike dokumenter inkluderer innleveringsbevis, styremøte, protokoller, arbeidskontrakter, aksjehandel, patenter og varemerker og eventuelle rettsrelaterte dokumenter. Fortegnelser over aksjeselskaper og fordringer og gjeld skal holdes.IRSs begrensningslov er tre år fra innleveringsdatoen for skatteformene for å revidere avkastningen. Som nevnt, bør imidlertid oppbevaring av dokumenter som viser inntekt og fradrag beholdes på ubestemt tid hvis det er mulig.
Enheter som kan kreve tidligere poster
De føderale byråer som mest sannsynlig vil be om tidligere dokumentinformasjon er Internal Revenue Service, Department of Labor, Social Security Administration, Equal Employment Opportunity Commission og Immigration and Naturalization. Rekord for statlige byråer, som fordeling av beskatning og kommuner bør også holdes så lenge som mulig, selv etter at virksomheten har sluttet å fungere. Oppbevar filer på et trygt sted, helst på et sted som er beskyttet mot brann, flom, tyveri og annet tap. Noen andre enn deg selv bør også vite hvor disse viktige dokumentene holdes.
