I "Holde bøkene: Grunnleggende opptak og regnskap for den vellykkede småbedriften, syvende utgaven" definerer Linda Pinson gjeld som de gjeld som et selskap krever til kreditorer for kjøpte varer eller tjenester som er gjort. Selskapene overfører ansvaret for å utbetale utbetalinger til medlemmer av sitt regnskapsteam eller et dedikert leverandørgjeldsp team. Et dedikert leverandørgjeldsp team benytter standard sett med behandlingsprosedyrer. Disse prosedyrene minimerer overheadkostnadene samtidig som man maksimerer leverandørrelasjoner.
Betydning
Svindel, forvirring og feil i behandlingen kan ødelegge en bedrift. Det er kritisk å implementere kontrollprosedyrer for å redusere slik risiko. Noen vanlige og effektive kontroller inkluderer: oppdeling av arbeidsoppgaver for å redusere risikoen for forstyrrelser; formelle innkjøpsfunksjoner og retningslinjer for å redusere risikoen for forstyrrelser, falske fakturaer og feil; andre signer dollar beløp terskler for å redusere risikoen for forgiftning og feil; og systematisk fakturatall validering for å redusere risikoen for dupliserte betalingsfeil.
leverandører
Kreditorer legges til selskapets database som leverandører. Denne oppgaven er vanligvis tildelt en kundekontor eller finansiell kontorist som ikke har mulighet til å generere innbetalinger.
For å sikre at betalinger genereres i tide, oppfordres leverandørene til å jobbe med kontoforvaltningsgruppen for å ta opp faktureringsproblemer. Kontakt innkjøpsagenter eller bestillingsavdelingen vil legge til forsinkelser for å finne eller løse ubetalte eller delvis betalte fakturaer.
Funksjon
Leverandørene blir bedt om å sende fakturaer direkte til leverandøravdelingen. Fakturaen er tidsstemplet og behandlingsklokken begynner. Hvis en innkjøpsordre ble generert for å skaffe varer eller tjenester, er fakturaen tilpasset innkjøpsordren og kvitteringsbeviset. Mary S. Schaeffer diskuterer denne "treveis match" -prosessen i boken "Leverandørgjeld: En veiledning til å kjøre en effektiv avdeling."
Hvis kjøpet ble gjort uten innkjøpsordre, må det oppfylle selskapets etablerte retningslinjer. Hvis retningslinjene er oppfylt, sendes fakturaen til bestillingsavdelingen for godkjenning og passende koding.
Utbetalingsprosedyrer
Betalingsanalytiker er autorisert til å generere innbetalinger. Analytikeren arbeider flittig med å behandle fakturaer i tide for å sikre at de blir betalt raskt og rabatter tas når det er mulig. Begge disse målene gir muligheter til å kontrollere overheadkostnadene. Dette er spesielt viktig der statlige etater straffes for forsinkede utbetalinger.
Elektroniske betalinger er et annet kostnadsbesparelsesverktøy. Dette reduserer kostnadene ved papirtjekker og minimerer kontrollsvindel eller svindel. Hvis det er nødvendig å utstede en delvis betaling eller tilbakebetaling, dokumenterer den betalende analytikeren, og forklarer omstendighetene.
Internrevisjon
Betalingsanalytiker sørger for at utbetalinger utbetales i henhold til selskapspolitikken. Selskapets interne revisjonsgruppe vil selektivt vurdere resultatene av analytikerens arbeid ved å be om dokumentasjonen for en valgt gruppe fakturaer. Revisor vurderer dokumentasjonen for å sikre at kontrollprosedyrene var på plass og følges riktig. Utilstrekkelige kontrollprosedyrer gir uventede tap. Ytterligere tid og kostnad er nødvendig for å gjenopprette slike tap.
