Effektivitet er nøkkelen i omtrent alle kontorer eller forretninger. Å være organisert er en ferdighet som vil være til nytte for alle kontormiljøer. En ting du kanskje vil forbedre, selv om du finner ut at du vanligvis er organisert, er dokumentets arkiverings- og vedlikeholdsprosedyrer. Du kan bruke timer på å søke etter viktige dokumenter hvis det ikke finnes et system for å administrere dem. Å ha evnen til å skaffe nødvendige dokumenter når du er under press, er viktig. Selv om enkelte arbeidsplasser kan ha faktiske fysiske filer, skjer det store flertallet av dokumentarkivering på datamaskinen.
Naming
Navn på alle filer og mapper på en konsekvent måte. Ikke nevn noen av dem etter dato og andre ved navn på prosjektet. Pass på at alle filer i et bestemt prosjekt har noe unikt for prosjektet i tittelen. Opprett en hovedprosjektmappe med et lett identifiserbart navn. Del denne mappen i undermapper med klare titler som du kan bruke til å oppgi navnene på de som jobber med det eller andre nødvendige ting.
besparende
Lagre lignende dokumenter sammen. Hvis du jobber med et bestemt prosjekt, lagrer du alle dokumentene i samme hovedmappe på datamaskinen. Dette er mer effektivt og logisk enn å lagre alle regneark eller all grafikk på forskjellige steder. Når du krypterer med detaljer, vil et klikk ta deg med til prosjektet.
Innhold
Før du begynner å arkivere dokumenter, ta litt tid til å gjennomgå innholdet. Ikke lagre all informasjonen som er sendt til deg. Dette vil bety mer tid på å se gjennom unødvendige ting senere. Hvis dokumentet er relevant for ditt eget prosjekt, må du lagre det. Hvis ikke, fjern det fra datamaskinen.
Status
Separate dokumenter som er en del av pågående arbeid fra dokumenter som er for fullført arbeid og kun blir lagret for referanse og registre. Bruk mappesystemet ditt. Lagre gjeldende dokumenter på et lett tilgjengelig sted, for eksempel datamaskinens skrivebord. Når arbeidet er fullført, flytt det til prosjektmappen der du lagrer ferdigstillet arbeid. Skreddersy denne metoden for å passe til virksomheten din.
