Etter hvert som bedriften din ekspanderer og blir mer vellykket, kan arkiveringssystemet bli kjedelig og upraktisk. Derfor velger mange bedriftseiere å bruke en database. Selv om databaser bidrar til å gjøre organisasjoner raskere, er de ikke uten feil. Å designe en database kan være kostbar og tidkrevende. Tekniske problemer kan føre til omfattende skade. Et selskap må også bruke tid på å trene ansatte til å bruke den nye databasen.
Tidsforbrukende design
Konvertering fra papirfiler til et elektronisk databasesystem kan være komplisert, vanskelig og tidkrevende. Flere trinn må følges når du bytter til en database. Prosjektlederen må bestemme formålet med databasen og samle all informasjon som må organiseres. Databasedesigneren må opprette de nødvendige tabellene som vil dele informasjonen, spesifisere primærnøklene, sette opp tabellrelasjoner, forfinne utformingen og anvende normaliseringsregler som hindrer opprettholdelse av overflødig informasjon på flere steder. Avhengig av ferdighetsnivå kan utformingen av databasen ta flere dager til flere uker.
Tekniske problemer
Av og til kan databasen støte på feil som skader nesten all informasjon i den. I motsetning til papirfiler, hvis det oppstår en feil i databasen, kan den ha en dominoeffekt. Små feilberegninger kan føre til behovet for en omfattende revisjon av systemet. Vanlige sikkerhetskopier er avgjørende for å begrense potensialet for skade.
Kostbar
Konvertering til en database kan være veldig dyrt. Bedriftseieren vil pådra seg flere kostnader. Jo mer komplisert database design, desto mer vil det koste. Selskapet må kjøpe programvarepakken som gir maksimal fleksibilitet for tilpasset database og gir mulighet for vekst. I mange tilfeller vil bedriftseieren måtte ansette en profesjonell for å sikre at jobben er gjort riktig. Hun må investere nok i planleggingen av databasens struktur for å sikre best mulig ytelse.
Trening er nødvendig
Konvertering til en database betyr at bedriftseieren må trene ansatte til å bruke den nye programvaren. Ansatte må ta tid vekk fra deres vanlige jobbfunksjoner som skal trent. Bedriftseieren kan også måtte ansette instruktører for å lede opplæringskursene. Noen ansatte kan være motstandsdyktig mot ny teknologi. Treningsøkter kan ta fra flere timer til flere dager, og full tiltak av teknologien kan ta mye lengre tid enn det. Avhengig av hvor lenge det tar medarbeiderne å lære å navigere i systemet, kan trening og adopsjon redusere produktiviteten.
