Når du skriver et forretningsbrev, kan du bruke en "Attention" -linje til å rette korrespondansen din til riktig mottaker. Å bruke en "Attention" -linje er riktig hvis du sender et brev til en hel avdeling, eller hvis du har tittelen, men ikke navnet til den personen som trenger å motta brevet. Hvis du har navnet på et bestemt individ, trenger du ikke å bruke en "Attention" -linje.
Bruke en "Attention" linje i et Business Letter
Start forretningsbrevet ved å skrive inn din egen adresse. Hopp over en linje og skriv inn datoen. Hopp over en annen linje.
Skriv inn den generelle adressen til firmaet du sender brevet til. Dette er kjent som den indre adressen.
Hopp over en linje og skriv inn "Attention" -linjen. Du kan bruke alle store bokstaver eller en blanding av små og store bokstaver. Det er å foretrekke å skrive "Attention" i stedet for å forkorte det som "ATTN" eller "Attn". Følg dette med tittelen på avdelingen du ønsker å kontakte. Hvis du kontakter et bestemt individ, er det ikke nødvendig å bruke en "Attention" -linje. I stedet bruker personens navn som den første linjen til den indre adressen. Det er forskjellige meninger om hvorvidt du skal bruke et kolon etter "Attention", men i boken "Essentials of Business Communication" sier forfattere Mary Ellen Guffey og Richard Almonte at kolon er valgfritt.
Her er to eksempler på hvordan en "Attention" -linje kan se ut:
ADVARSEL HUMAN RESOURCES MANAGER
eller
Oppmerksomhet: Human Resources Manager
Hopp over en linje og skriv hilsen, etterfulgt av bokstavets kropp.
Bruke en "Attention" -linje på en postlabel eller en konvolutt
Skriv eller skriv "Attention" -linjen først. Selv om det er forskjellig fra formatet for den indre adressen til et forretningsbrev, er dette formatet foretrukket av US Postal Service.
Følg dette med den komplette adressen til firmaet som du retter korrespondansen til. Sørg for å inkludere suite- eller gulvnummer, hvis du kjenner dem, samt gateadresse, by, stat og postnummer.
Sjekk adressen for nøyaktighet før du sender brevet.
Tips
-
Noen stylister mener at en "Attention" -linje i et forretningsbrev aldri er nødvendig. Generelt, bruk det bare når du tror at korrespondansen din kan ha problemer med å finne den tiltenkte mottakeren.
