Skrivekontorprosedyrer hjelper virksomheten å kjøre jevnt og mer effektivt. Grunnleggende prosedyrer skissere front office praksis: prosedyrene, som utfører dem og hva som er gjort. Kontorer har retningslinjer for personellstyring, kontantinnskudd, innkommende og utgående post, korrespondanse og refusjoner.
Håndtering av Daily Mail (resepsjonist)
Den innkommende posten åpnes og innholdet er datostemplet. Sjekker er plassert i "Til innskudd" -feltet. E-post er sortert etter mottaker og plassert i personens postboks.
Han forbereder bankinnskudd og gjør kopier av sjekker mottatt. Vedlegg er stiftet til sjekkkopiene. Han leverer sjekker og innskuddsklipper og vedlegg til kundefordringer.
Utgående post er poststemplet og hentet til postkontoret hver kveld.
Telefonprosedyrer
Svar telefonen ved den tredje ringen. Standard hilsen er "God morgen, ABC Company, John speaking. Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Svar "Bare et øyeblikk" og legg den som ringer i vent.
Sjekk kontorkalenderen for fraværende ansatte. Hvis det er fraværende, fortell innringeren, og spør om noen andre kan hjelpe. Hvis personen er inne, kunngjøre den som ringer og videresende anropet. Hvis linjen er opptatt, må du fortelle den som ringer og tilby telefonsvarer eller en skriftlig melding.
Meldinger inkluderer oppringerens navn, klokkeslett og dato, årsak til anropet og tilbakeringingsnummer. Sett meldingen inn i mottakerens postspor.
Administrere kontorrekvisita (sekretær)
Standard forsyninger er inventaried og bestilt månedlig. Kontorkalenderen er sjekket for planlagte utsendelser og eventuelle forsyninger. Hun forbereder kontorsleveringsskjemaet og kontoransvarlig autoriserer det før det plasseres.
For ikke-standardleveranser, fyll ut et forsyningsforespørselsskjema og send til sekretæren.
Vedlikehold av Office-kalenderen (sekretær)
Hun har ansvar for kontorskalenderen. Når du planlegger et møte, sjekk kalenderen for konflikter, og send forespørselen til sekretæren.
Månedlige utsendelser for kunder, markedsføring og markedsføring er oppgitt på kontorskalenderen. Ansatte som er ansvarlige for disse, kan sende e-postadressene til sekretæren.
E-post reisedatoer, ansatt fravær og ferier til sekretæren.
Reisebetalinger, Sjekk forespørsler og Kredittkort
Reisebetalinger behandles ukentlig. Bruk det godkjente reisedokumentet. Angi kostedato, type utgift og årsak til bekostning. Vedlegg lesbare kvitteringer for utgiftene. Ingen beløp refunderes uten kvittering.
Bruk godkjent søknadsskjema for uregelmessig kontroll. Fullfør mottakerinformasjonen, datoen som er nødvendig, sjekk beløpet og årsaksseksjonene. Få godkjenning fra en leder eller revisor.
Kredittkort behandles månedlig. Det kreves kvittering for hvert kjøp. Skriv inn navnet ditt, årsaken til utgiften og annen identifiserende informasjon på kvitteringen. Eventuelle gebyrer uten kvitteringer og personlige gebyrer trekkes fra arbeidstakers lønn.
Kundebetalinger og fakturaer
Fullførte kundebestillinger leveres to ganger daglig til A / R av fraktskriveren og faktureres innen utgangen av virkedagen.
De daglige innskuddene mottatt av A / R blir brukt innen utgangen av virkedagen.
