Bildeteller for fotograferingsvirksomhet, slik at det presenteres enkle å lese, godt dokumenterte fakturaer, legger vekt på. De styrker profesjonaliteten din og, når den er organisert og nøyaktig, letter kundens godkjenningsprosess. Ingen offisielt format eksisterer, og du kan tilpasse dine til forskjellige jobber. Nøkkelelementene tilhører imidlertid hver fotofaktura uavhengig av utformingen. Inkludert dem beskytter deg og dine kunder og gjør bokføringen din mer effektiv.
Opprett overskriften
Et av de viktigste ordene å regne med er "Faktura", som Hallmark Institute of Photography anbefaler å plassere øverst på siden, slik at det ikke blir oversett i klientens annen post. Ta med logoen din for anerkjennelse. For å få betalt, ta med firmaets navn, arbeidsgiver identifikasjonsnummer eller EIN, og kontakt informasjon som: adresse, telefonnumre, e-post og nettside.
Legg til transaksjonsidentifikatorer
Din faktura skal angi kundens kjøpsordrenummer, navn og dato. Nummer fakturaene dine og enklere sporing og unngå forvirring. Nummersystemet ditt kan tildele et sekvensielt nummer til en klientkode eller være datobasert. Et annet sporingsverktøy tilhører arbeidsnummeret du tilordnet prosjektet i denne delen. Legg merke til forfallsdato og betalingspolicy, for eksempel "betales ved kvittering" eller "balanse ved mottak av bilder" og eventuelle rabatter for tidlig betaling.
Grense lisenser
Fotografer eier sine bilder. Inkluder en seksjon som fastsetter bruksrettigheter og bildeeierskap du gir til klienten da disse kan utløse lisensiering og kreative avgifter. The American Society of Media Photographers anbefaler at du bruker Picture Licensing Universal System - PLUS - språk- og kategoriordre for en boilerplate, eller erklæring, som dekker medietillatelser, nødvendig fotografisk kredittord og rettighetene som kjøpes. For enklere oppgaver, bruk et uttrykk som "Reklame, publisitet og sikkerhet bruk av 40 bilder i evigvaren."
Detaljeutgifter
Kjøttet på fakturaen er detaljert beskrivelse av arbeidet og kostnadene. Oppgavebeskrivelsen, som leder denne delen, dekker spesifikasjoner som skyteplassering, fotograferte motiver, antall bilder og spesielle krav oppfylt. For eksempel kan beskrivelsen for et selskaps brosjyrefotograferingssesjon lese: "Tre dagers skyting av fasiliteter og ansatte i Racine, Wisconsin, kompleks for 40 portrettbilder som skal leveres i digitalt format. Klienten har gitt utgivelser, rekvisitter og hår / sminke og garderobe styling."
Ordren der du oppgir utgifter for refusjon, skal gjenspeile den som brukes på ditt estimat. Kostnadene for reise, forsyninger, utleie og noen som er ansatt for å hjelpe skytingen, går i denne delen, som for eksempel forberedelsesavgift for digitale filer, CDer og webgalleri eller bevis. Separate gebyrer fra utgifter og gjenkjenne eventuelle betalinger og kreditter mottatt til dags dato. WonderfulMachine foreslår denne bestillingen for ditt faktureringsammendrag.
gebyrer:
- Lisensiering, reklame og personalkostnader oppført separat med gjeldende per dagskostnad
- bevis
- Bilder behandlet for reproduksjon og per bildeavgift Gebyrer totalt
utgifter:
- Personale
- Utstyr
- Flybillett
- Lodging
- catering
- Bilutleie
- Måltider og annet. Utgifter totalt
Vedlegg kvitteringer
Organiseringen av kvitteringene dine på bekostningskategori reduserer tiden en klient trenger for å godkjenne og betale fakturaen din. Oppbevar originale kvitteringer og oppgi kopier for å støtte fakturaen din. Vurder å skanne hver gruppe kvitteringer for å lage et.pdf-dokument som du kan redigere for klarhet. Legg til en tittel, marker kategorien totalkostnad og gjenta sidetallet som en fotnote nederst i høyre hjørne. Liste utgifter uten kvitteringer, for eksempel kjørelengde og tips, på en liten cash log og skann det. Kunden kan da sammenligne kvitteringsbeløpet for utstyrsleie med den aktuelle linjeposten på fakturaen.
