Når du gjør et salg for en god eller tjeneste, men ikke umiddelbart ta full betaling, oppretter du en fordring. Tilgodehavender er eiendeler som representerer pengeverdi for virksomheten din i form av betaling til deg, og i beste praksis krever du at du tar hensyn til dem i bøkene dine. Meget liten virksomhet opererer noen ganger kontant, men dette systemet kan ikke håndtere fordringer, slik at du må bruke det mer vanlige periodiseringsgrunnlaget i stedet. Dette innebærer å gjøre oppføringer i flere kontoer for hver transaksjon.
Opprett en konto og hovedbok. Fordi de er eiendeler, kan du registrere dine fordringer på hovedkonto-kontoen din, men forretningsmessige eiendeler er forskjellige og denne kontoen kan bli uhåndterlig over tid. For renere registrering, opprett en helt egen datterkonto spesifikt for fordringer. Deretter kan du gjøre all dataoppføring i den hovedboken, og samle den enkelt inn på hovedaktivitetskonto når du utarbeider finansielle rapporter.
Noter hvert salg som oppretter en fordring i inntektsregnskapet, først som du ville gjøre generelt. Salget går i høyre kolonne som en kreditt, siden kreditering øker en inntektskonto.
Registrere opprettelsen av fordringen, for samme dollarbeløp som salgsprisen, i din fordringsbok, unntatt her markere den i den venstre kolonnen som en debet. Denne oppføringen fastslår at du skylder penger og ikke er betalt ennå.
Oppdater oppføringen i kundefordelingen når du faktisk mottar betaling. Legg inn betalinger som kreditter; Full betaling bør helt og holdelig avbryte verdien av fordringen. Bruk faktura eller sporingsnummer til å korrekt kartlegge utbetalinger til de riktige fordringene.
Debit din konto konto hovedbok for betaling beløpet. Dette indikerer at den reduserte verdien av dine eiendeler har blitt oppveid av en økning i kontanter.
Opprett et nytt segment i din fordringsbok med en tittel som "Tillatelser for dårlige fordringer." Dette tjener som motstykke til fordringskonto; Formålet er å estimere "dårlige", "urealiserbare" eller "utvinnbare" gjeld som du forventer ikke å kunne samle inn.
Anslått verdien av de dårlige fordringene du forventer å tilfalle i løpet av den kommende perioden. For å gjøre et godt estimat, bruk bransjestatistikk når det er tilgjengelig, eller stole på din tidligere erfaring, opplevelsen av kolleger i bransjen eller en vurdering av dagens økonomiske forhold i markedet. Skriv inn dine estimerte dårlige fordringer som en kreditt i kvoteboksen, og skriv inn samme beløp som en debet i din utgiftskonto.
Juster verdien av dine fordringer nedover minst en gang i hver regnskapsperiode ved å ta verdien av tvilsomme eller ikke-innkrevne fordringer som du anslår i dine kvoter, og redusere det fra din sum i fordringsbokføreren. Den nye totalen skaper en figur som kalles "netto realisasjonsverdi" eller "netto fordring", og representerer fordringene du skylder penger som du realistisk forventer å samle inn.
Tips
-
Sum dine kundefordringer til enhver tid for å se totalverdien av selskapets kundefordringer. Bruk denne informasjonen som referanse for å unngå å bruke for mye penger på kort sikt som du ikke har samlet ennå.
Som et alternativ til kvotemetoden for estimering av dårlige fordringer, kan du bruke en mye enklere metode som kalles direkte avskrivning. I denne metoden tar du bare ut dårlige fordringer for fullverdien din når du anser dem å være uoppkjøpbare, og opprette en tilsvarende debetoppføring på utgiftskonto. Dette er enklere for skattemessige formål enn å bruke kvotemetoden, og innebærer færre datainngang, men er mindre kraftig og mindre fleksibel. Tillatelsesmetoden er vanligvis foretrukket.
