For at kommunikasjon skal skje, må lytteren forstå hva avsenderen betyr - en prosess som er lettere sagt enn gjort. Kommunikasjon er muddied av en rekke problemer, inkludert misbruk av ord og ikke-verbale meldinger som tone- og ansiktsuttrykk.
Den komplekse, flerlags, dynamiske kommunikasjonsprosessen kan være effektiv til å formidle mening hvis avsenderen gjenkjenner de mange hindringene for kommunikasjon og tar skritt for å overvinne dem. For eksempel må avsenderen forstå at lytterens tolkning av en melding vil avhenge av hans personlige referanseramme.
Kjenne perspektiv
Lyttere ser noen diskusjon fra deres personlig referanse, som inkluderer deres prioriteringer, personlige og kulturelle verdier og pedagogisk, profesjonell og familiær bakgrunn. Det er opp til høyttaleren å gjenkjenne dette og skape en melding som mottakeren kan dechiffrere effektivt.
Unngå stereotyping av målgruppen din
Det er nødvendig å vurdere lytterens faktiske referanseramme, i stedet for hva du antar det er basert på din stereotype av ham. Hver persons referanseramme er unik. Følgelig, forutsatt at lytteren gjenspeiler en vanlig stereotype på grunn av sin alder, kjønn eller kultur er upassende og problematisk.
Vær oppmerksom på at lyttere kan motta en annen melding
Når en lytter hører en melding som ikke sammenfaller med hans personlige tro og forutsetninger, har han problemer med å forstå det eller handle som svar på det. Derfor er det viktig at en høyttaler gjenta meldingen ofte og omformulere det når det er nødvendig.
Lag et forhold, og kommuniser deretter
Hvis en lytter ikke kjenner en høyttaler eller har tillit til hennes legitimasjon eller kompetanse, vil lytteren sannsynligvis ignorere meldingen eller minimere sannsynligheten for at meldingen er gyldig. Det er en god ide for høyttaleren å forsøke å danne et forhold til en lytter før hun prøver å overtale lytteren til å gjøre noe.
Godta at sjargong kan være negativ kommunikasjon
Personer som ikke er kjent med eller ikke bruker bestemte vilkår, kan vurdere bruken av disse vilkårene fornærmende eller tro at høyttaleren forsøker å være villedende. Bruk bare jargong når du er sikker på at det vil bli godt forstått av lytteren. Ellers begrenser du talen til kortfattet og tydelig språk.
Tidsmeldingen din er riktig
For å sikre at du får en lytterens oppmerksomhet, formidle meldingen din når det er lite sannsynlighet for at hennes oppmerksomhet vil bli avbrutt av annen støy. Pass på at hun betaler oppmerksomhet for å maksimere muligheten for at hun beholder informasjonen.
Øv full opplysning
Et publikum kan være oppmerksom på at en høyttaler er tilbakeholdende viss informasjon for å unngå å håndtere de mulige negative effektene ved å dele den. Gjort ofte nok, å holde tilbake informasjon ødelegger tillit og skader forhold. Det er best å snakke ærlig og formidle noen dårlige nyheter direkte og ensartet til alle lyttere, uavhengig av deres rolle i en organisasjon.
