Et selskaps policy- og prosedyre dokumenter er en sentral faktor for å opprettholde effektivitet, konsistens og tydelig kommunikasjon. Noen selskaper velger å lage individuelle dokumenter for ulike prosedyrer, mens andre samler alle retningslinjer og prosedyrer i en håndbok som de presenterer for hver ansatt. Goddokumenterte retningslinjer og prosedyrer gir fordeler for ansatte, kunder og selskapet.
Sett forventningene
Bedriftspolitikken stiller ofte forventninger til ansattes oppførsel på emner som oppmøte, aktualitet, kleskode, sikkerhetsforskrifter og mer. Politikk og prosedyredokumenter angir ofte selskapets ansvar for sine ansatte, inkludert likestilling, ferie og syktid, familieferie, etc. Ansvarsforbindelser og tilbudsbrev kan referere til selskapets retningslinjer og prosedyrhåndbok (eller arbeidstakerhåndbok) og angi at Arbeidsgiveren godtar å overholde reglene som er angitt i håndboken. Noen selskaper krever at nye ansatte skriver under et skjema som indikerer at de har mottatt håndboken.
Oppmuntre Effektivitet
Den mest effektive måten å oppnå et mål på er det ultimate grunnlaget for selskapets prosesser. Dette er kanskje ikke den enkleste eller raskeste måten, men det er den minst arbeidsintensive måten å nå målet uten å ofre kvalitet, pådra seg risiko eller ignorerer lovkrav. Teoretisk sett, hvis hver medarbeider følger den fastsatte prosedyren for hver oppgave, vil selskapet hver gang møte alle mål på den mest effektive måten. I virkeligheten kan den foretrukne prosedyren ikke være mulig hver gang, så mange prosesser inneholder faktisk en bestemt policy om hvordan man skal håndtere en slik situasjon. Dette kan inkludere godkjenning fra et høyere nivå eller bare tilleggsdokumentasjon.
Oppmuntre konsistens
Konsistens øker generelt effektiviteten. Når folk gjør ting på samme måte hver gang, blir de til slutt i stand til å fullføre prosessen på kortere tid, noe som betyr at de kan gjøre mer arbeid på samme tid. Konsistens raser også tillit. Konsekvente metoder sikrer kundene at selskapet skal håndtere sine kontoer med samme omsorg og presisjon under hver samhandling. Konsistens hjelper ansatte og klienter både å vite hva de kan forvente når de står overfor en gitt situasjon.
Hold deg lovlig
Lover, reguleringsorganer eller forsikringsselskaper krever at selskaper dokumenterer og distribuerer noen prosesser og prosedyrer. For eksempel krever de fleste stater at bedrifter skal ha en prosess for å håndtere arbeidstakernes erstatningskrav og for å sikre at alle ansatte vet hvordan prosessen fungerer. Forsikringsselskaper og regulatoriske byråer som OSHA krever at selskapene beskriver sikkerhetspolitikk, spesielt i et produksjonsmiljø. Inkludert denne informasjonen i et prosess- og prosedyredokument gjør at selskapet kan oppfylle distribusjonskrav.
Kommunisere effektivt
Et selskap kan ha mange ansatte, flere steder og / eller ansatte som jobber med ulike skift. Ansatte vil forlate selskapet og nye ansatte vil bli med i selskapet. Den enkleste måten å formidle forventninger og prosesser til alle ansatte uten å savne noen, forlate informasjonen eller være inkonsekvent, er å skrive og distribuere et formelt politikk- og prosedyre dokument. Å sørge for at alle har tilgang til den samme informasjonen, bidrar også til å beskytte selskapet mot ubegrunnede feilaktige avslutningsdrakter.
