Inntektsformular W-9 brukes til å skaffe skattebetalers identifikasjonsnummer for en person eller et selskap. Bedrifter bruker dette skjemaet for å skaffe TIN til nye leverandører. Etter at en innledende IRS-skjema W-9 er oppnådd, er det ikke nødvendig for bedrifter å skaffe seg oppdaterte skjemaer for etablerte leverandører. Leverandørene er ansvarlige for å gi et oppdatert skjema W-9 hvis visse opplysninger endres.
Oppdaterer W-9 Informasjon
En leverandør er forpliktet til å levere et selskap med et nytt skjema W-9 hvis navnet eller TIN for selgeren endres. I tillegg, hvis leverandørens forretningsstruktur endrer sine skattekrav, bør en ny form W-9 gis.
Bruk av W-9
IRS krever at selskaper legger inn et skjema 1099 for å rapportere utbetalinger til enkelte leverandører over $ 600. Form W-9 sikrer at selskapet vil ha nok informasjon til å lage en Form 1099-arkivering, om nødvendig.
Supplerende skjemaer
IRS gjør det mulig for bedrifter å bruke egne skjemaer i stedet for Form W-9 hvis det krever vesentlig lignende opplysninger. For eksempel kan et selskap lage sin egen leverandør oppsett form og sende den til alle nye leverandører. Dette skjemaet kan inneholde både leverandørinformasjon spesifikk for selskapet og informasjonen på skjema W-9.
Skjema W-9 Informasjon
Skjema W-9 krever leverandørens navn, postadresse, beskatningsklassifisering og personnummer eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummer. Skjema W-9 eller en tilsvarende erstatning må også kreve at selgeren sertifiserer at det oppgitte skattemyndighetsidentifikasjonsnummeret er korrekt, at selgeren er amerikansk statsborger, og at leverandøren ikke er underlagt sikkerhetskopiering.
Straff
Hvis et selskap krever et skjema W-9 fra en leverandør, og leverandøren ikke overholder, kan leverandøren bli utsatt for en straff på 50 dollar, med mindre feil skyldes en rimelig sak snarere enn forsettlig uaktsomhet. En leverandør kan også pådra seg sivile og strafferettslige sanksjoner hvis det foreligger feilinformasjon.
