Møte minutter er ment å oppsummere de viktigste punktene i møtet. Formålet med møtet er at en gruppe skal innkalle og ta avgjørelser. Det endelige målet med møteminene, under denne logikklinjen, er å oppsummere de beslutninger som er gjort under møtet. Møte minutter er tatt i form av notater, og skrives ned senere i full lengde. For å gjøre prosessen litt enklere, spør møtets ledere for en agenda eller sammendrag av møtehendelser. Lag en oversikt for å møte små notater basert på møte dagsorden.
Elementer du trenger
-
Noe å skrive med
-
Datamaskin (valgfritt)
Vær oppmerksom på de avgjørelsene som ble tatt under diskusjonen. Pass på å notere all informasjon knyttet til den endelige avgjørelsen.
Bruk tiden når folk diskuterer beslutningen om å ta notater om de sentrale problemene som synes å være involvert i diskusjonsdebatten. Ikke bekymre deg om hvem som sa hva.
Les gjennom notatene etterpå og uthev punkter som er mest relevante for medlemmene. Gå tilbake og se gjennom notatene for all relevant informasjon som ble nevnt som gjelder ledelsesaspektet til gruppen. Diskusjonen kan omgjøre en viktig tangent, for eksempel papirarbeid eller juridiske bekymringer. Skille denne informasjonen og send den til gruppeledere.
Oppsummer punkter som trengs for frivillige og andre tilknyttede selskaper. Skriv en punktpenneliste over alle oppgavene som må fylles ut basert på beslutningen i diskusjonen. Hvis avgjørelsen for eksempel var å organisere en fundraiser for å lette et underskudd i midler som trengs for et annet prosjekt, merk at frivillige vil trenge å planlegge innsamlingen, rekruttere frivillige, annonsere, etc.
Bruk sammendraget av møtet minutter for e-post til medlemmer og nyhetsbrev.
Lag et standardformat for møtet minutter basert på de vanlige prosedyrene. Lagre dem, siden informasjonen de inneholder, kan bli nyttig senere. Gruppen kan finne seg i en lignende situasjon senere, for eksempel når de som organiserte den opprinnelige fundraiser, ikke lenger er en del av organisasjonen. De nye medlemmene kan bruke møteminutter for å finne løsninger på problemer som er nye for dem.
Pass på å registrere dato og klokkeslett for møtet med hver oppføring, samt et sammendrag av formålet med møtet.
Skriv møteminene i korte blokker med en til tre setninger, slik at den ligner en slags avisartikkel. Dette vil gjøre de grunnleggende punktene i møtet enklere å forstå for leserne.
