Generalforsamlingen (generalforsamlingen) er et møte med styremedlemmer, aksjonærer, investorer og toppledelse for å gjennomgå finansiell informasjon og dekke nøkkelbeslutninger og endringer i løpet av foregående år. Generalforsamlingen er utarbeidet som en oversikt over møtet, og inneholder spesifikke detaljer om eventuelle større beslutninger på møtet og notater om valgte embedsmenn. Protokollen er vanligvis knyttet til et vedlegg av rapporter som diskuteres eller presenteres under møtet.
Skriv inn navnet på organisasjonen din, etterfulgt av "Generalforsamlingsprotokollene". Skriv deretter inn full dato og klokkeslett møtet startet og sted for møtet. Stedet må inneholde navnet på konferanserommet og møtet der møtet holdes.
Skriv innledningen. Bruk det romerske tallet "I" etterfulgt av uttrykket PREAMBLE for å introdusere deltakere. Liste over alle medlemmer som deltar i møtet, begynner med presidenten. Sett deretter opp visepresident, kasserer, sekretær og ledende medlemmer. Enten fullt navn eller første fornavn og etternavn kan brukes til denne delen.
Liste observatører og unnskyldninger. Hvis det finnes møtedeltakere som ikke er offiserer eller komitémedlemmer, kan de bli oppført som observatør eller unnskyldning. Hvis ingen faller i hver kategori, angi "Nil" for hver.
Innfør protokollen fra foregående møte. Bruk det romerske tallet "II" etterfulgt av MINUTTER AV TIDLIGERE MØTER for denne delen. Angi eventuelle bevegelser som ble flyttet, utsendt og videreført til nåværende møte.
Innlegg rapportene fra møtet. Begynn denne delen ved hjelp av det romerske tallet "III" etterfulgt av RAPPORTER. Oppgi rapportene individuelt som bilagsposter.
Legg inn valgprosessen. Bruk det romerske tallet "IV" for å indikere valg for returoffiser, president, visepresident, sekretær, kasserer og andre valgte embetsmenn. For hver kandidat må du inkludere: personen som er nominert; hvem de ble nominert av; som utsendte nominasjonen og om nomineren avslått eller aksepterte nominasjonen. Den valgte representanten vil da bli angitt som sådan i løpet av protokollen.
Ta opp valgene til de offentlige offiserene. Hvis du velger offentlige pakter, må du oppgi navnet på den nominere, og de personer som har nominert og utnevnt offiseren.
Oppgi eventuelle forslag som er bestått eller presentert på møtet. En bevegelse er en stemme for eller mot en bestemt politikk eller beslutning, og kan bli presentert i løpet av møtet. Oppgi noen av disse diskusjonene i minuttene, og oppgi om bevegelsen ble godkjent eller avvist.
Ta opp "Andre forretninger" -elementer. Under romersk tallet "V" listes og oppsummeres eventuelle diskusjoner eller hendelser som fant sted i møtet utenfor valgene og introduksjonene. En punktliste eller 2 til 3 setninger om hvert element er vanligvis nok til å gå gjennom på neste møte.
Oppgi tilleggsinformasjon og økonomiske data. Den siste delen av generalforsamlingens protokoll må listes vedlegg som er referert tidligere i minuttene, og avsluttes med et sammendrag av økonomiske data som opplyst av kasserer.
Tips
-
Generalforsamlingen holdes typisk hvert år for å informere medlemmer av foregående års virksomhet og velge tjenestemenn og offiserer for det kommende året. Kopier av generalforsamlingens protokoller kan distribueres til alle deltakere kort tid etter møtet. Sekretæren må kanskje gi en kopi av generalforsamlingenes protokoller på neste møte for gjennomgang.
