Når et selskap bruker penger til å betale en utgift, enten kontant, sjekk, elektronisk overføring eller annen metode, kalles dette kontantutbetaling i regnskapsverdenen. En kontantutbetalingsrapport er en oversikt over hver transaksjon som har medført kontant utbetalt av selskapet av en eller annen grunn. Rapporten genereres vanligvis av et selskaps regnskapsprogramvarepakke, for eksempel QuickBooks.
Tips
-
Kontantutbetalingsrapporten er en oversikt over alle de enkelte transaksjonene som innebærer kontant utbetalt av et selskap.
Hva er en kontant utbetaling?
Kontantutbetalinger representerer de enkelte utgiftstransaksjonene som utgjør kostnadsomtalene som vises på selskapets resultatregnskap. Dette inkluderer utbetalinger for lønn, lager, utenfor juridiske tjenester, bygningsleie og alle andre utgifter som selskapet oppstår. Når selskapet betaler fakturaer, registreres det utbetalinger til et kontantutbetalingsjournal i sitt regnskapssystem.
Selskapets resultatregnskap viser kontantutbetalinger på høyt nivå, og kostnadene vises i ulike tidsperioder avhengig av om selskapet bruker kontant- eller periodiseringsbasert regnskap.
Kontantutbetalingsjournalen
I regnskapet brukes begrepet "journal" til å beskrive en liste over registrerte transaksjoner som har blitt separert etter type. En virksomhet bruker vanligvis flere tidsskrifter i sitt regnskapssystem, for eksempel en tidsskrift for salg, kontantinnskudd, kontantutbetalinger og en generell tidsskrift. I mange regnskapsprogramvarepakker ser brukerne ikke de enkelte tidsskrifter.
Disse transaksjonene er oppført i selskapets generelle journal fordi når en bruker genererer sjekker eller legger inn fakturaer i systemet, blir oppføringer automatisk gjort til hver enkelt journal og deretter overført til den generelle journalen. Dette har eliminert behovet for å manuelt registrere transaksjoner i en individuell journal, for eksempel kontantutbetalingsjournalen. Når regnskapstransaksjoner ble registrert for hånd, ville oppføringene vært manuelt registrert i en kontantutbetalingsjournal først og deretter overført til en generell tidsskrift.
Beskytte selskapets kontanter
En av de viktigste bruksområdene for en kontantutbetalingsrapport er å bidra til å opprettholde tette interne kontroller over kontanter som forlater selskapet slik at det ikke kommer opp i feil hender. Dette er en del av en større prosess med kontanter interne kontroller som inkluderer mange trinn, som oppdeling av plikter, noe som betyr at ingen finansielle transaksjoner håndteres fra begynnelse til slutt av bare én ansatt.
Kontantutbetalingsrapporten kan gi bedriftseiere nødvendig informasjon om utgifter for å hjelpe dem med å håndtere dem over tid. For eksempel viser det hvor mye ble brukt på lager for måneden, beløpet brukt på personallønn, leie og leiekontrakter og utgifter til eksterne tjenester. Kontantutbetalingsjournalen kan brukes som en ressurs for å planlegge fremtidige kontanthåndteringsbeslutninger. Rapporten gir også et detaljnivå som er nødvendig for å forhindre at noen i selskapet fraverker eller misleder kontanter. Hvis du for eksempel vurderer rapporten over tid, kan det være lurt å spore betalingsmønstre for å oppdage uvanlig aktivitet eller for å oppdage og verifisere store utbetalinger for å sikre at de er legitime.
Når selskapet utbetaler kontanter, bør det alltid bruke en forhåndskrysset, nummerert sjekk og ha retningslinjer på plass i hvem i selskapet kan godkjenne sjekkbetalinger. Også når et selskap betaler fakturaer, bør det markere dem som betalt for å forhindre skruppelløse eller feilaktige dobbeltbetalinger. Gjennomgang av kontantutbetalingsrapporten hver måned er en effektiv måte å fange dette og andre problemer på.
Det er viktig at et selskap har et svært begrenset antall personer, kanskje tre eller fire maksimalt, som har fullmakt til å signere selskapets kontroller. Hvis en uvanlig utbetaling viser på en kontantutbetalingsrapport, blir det enkelt å spore kontrollkopien og snakke med personen som signerte sjekken for å bekrefte transaksjonen. Kontrollsignaler skal ha et betydelig og passende myndighetsnivå i selskapet.
