Kontantutbetalingssyklusen utgjør en del av forretningsregnskapsprosessen. Noen virksomhetsregnskapsmessige ressurser anser denne syklusen en prosess i seg selv, mens andre vurderer det som en del av en større regnskapsprosess. Forståelse av kontantutbetalingssyklusen innebærer å undersøke dens formål, trinnene i prosessen og de ulike medarbeiderne som er involvert i den prosessen. Finansdirektøren bidrar til å fastsette kontantutbetalingsprosedyrer i selskaper.
Kontantutbetaling
Kontantutbetalingssyklusen er prosessen der en bedrift kjøper varer, fra deler til en produksjonsprosess til varer til kommersielt salg, med kontantressurser. Denne prosessen er avhengig av beslutninger og godkjenning av regnskapsavdelingen til et selskap. I en stor eller byråkratisk virksomhet innebærer kontantutbetalingssyklusen en håndfull avdelinger annet enn regnskap, inkludert innkjøp, mottak og produksjon. Kontantutbetaling kan innebære ikke bare fysisk kontanter, men alle kontantmidler, som sjekker og kredittlinjer.
Trinn i syklusen
Utgangspunktet for en kontant utbetaling syklus avhenger av regnskapsplanen for en bestemt virksomhet. Forklares lineært, fungerer syklusen i utgangspunktet slik: Et selskap bestemmer seg for å kjøpe en vare eller gruppe av varer. Innkjøpsavdelingen legger inn en innkjøpsordre, som regnskapsavdelingen godkjenner, basert på tilgjengelige kontantressurser. Mottaksavdelingen mottar bestillingen fra leverandøren på kreditt. Regnskapsavdelingen lager alle nødvendige papirer for kjøpet og betaler leverandøren. Betalingen av leverandøren utgjør den faktiske kontantutbetalingen.
Utgiftssyklusen
Forfatteren James A. Hall argumenterer i sin bok "Regnskapsinformasjonssystemer" at kontantutbetalingssyklusen utgjør en del av en større prosess kalt utgiftssyklusen. Ifølge Hall utgjør kontantutbetalingssyklusen og innkjøp / kontosystemet de to elementene i den første delen av utgiftssyklusen. I denne syklusen bestemmer innkjøp / kontosystemet systemets materielle behov, og det kjøper materialer basert på disse behovene. Dette systemet registrerer alle innkommende kjøp som lager og lager kontoer for hver leverandør. I løpet av kontantutbetalingssyklusen samler regnskapsavdelingen informasjon om alle åpne kontoer og betaler disse kontiene via kontantutbetaling. Denne syklusen er mer eller mindre identisk med den normale kontantutbetalingssyklusen, men bryter den ned i delcykler.
Mer om kontantutbetaling
Kontantutbetaling i små bedrifter fungerer veldig annerledes. En uavhengig eide butikk kan for eksempel ansette en person som foretar alle kjøp, håndterer alle mottak og balanserer alle kontoer gjennom kontantutbetaling. Denne personen håndterer også små penger for kjøp.
I noen tilfeller kan et kontantutbetalingssystem ikke ha noe å gjøre med innkjøp av materialer av en bedrift. Staten California, for eksempel, kaller systemet ved å betale ut gevinster fra statslotteriet en kontantutbetalingssyklus. Teknisk sett er en syklus hvor et foretak utbetaler penger som kontanter eller sjekk utgjør en kontant utbetaling syklus.
