Hvis din bedrift kjøper eller selger varer i utlandet, og du betaler eller lager fakturaer i en utenlandsk valuta, må du konvertere fakturaen til din boligvaluta i resultatregnskapet. Den første konverteringen skjer når du oppretter eller mottar fakturaen, den andre på datoen som regnskapsperioden avsluttes, og den tredje når du avregner fakturaen. Hvis valutakursen endres mellom konverteringsdatoer, registrerer du forskjellen som en gevinst eller tap i utenlandsk valuta.
Hvordan valutakurser påvirker bedriften din
Ethvert selskap som driver virksomhet i utlandet kommer til å bli påvirket av valutakursen. Et vanlig scenario er når du kjøper råvarer fra utlandet og faktureres i en annen valuta enn din hjemvaluta, vanligvis amerikanske dollar hvis virksomheten din er basert i USA. Fordi valutakursene er dynamiske, er det stor sjanse for at valutakursen vil være annerledes hvis du avregner fakturaen i 30 dager enn hvis du avregner fakturaen i dag. Enten du ender med å betale mer eller mindre mot samme faktura, avhenger av hvilken retning valutakursen beveger seg.
Det samme gjelder hvis du oppretter en faktura i en utenlandsk valuta, for eksempel euro, og kunden betaler deg i euro 15 eller 30 dager etter fakturadato.
Forpliktelsen til registrering i hjemmevalutaen
En viktig regnskapsregel er at balansen og resultatregnskapet skal rapporteres i din hjemvaluta. Så registrerer du alle utgifter for utenlandsk valuta på bedriften din, samt fakturaer opprettet i amerikanske dollar ved bruk av valutakursen som er aktuell på datoen da du logger inn transaksjonen. For eksempel, hvis du kjøper varer til koster £ 10.000 GBP, og valutakursen er 1,3 dollar til britisk pund, så vil du registrere en kostnad på $ 13.000.
Valuta gevinster og tap
Når du oppgir en faktura med en hastighet og betaler den hos en annen, vil dette generere en vekstøkning eller et tap, avhengig av hvilken måte valutakursen har endret seg. Det er to kategorier av gevinster og tap:
- Urealiserte gevinster og tap som er registrert på ubetalte fakturaer ved utgangen av måneden eller annen regnskapsperiode
- Realiserte gevinster og tap som registreres ved betaling eller kvittering
Så, må du kjøre en valutaomregning når du logger først på transaksjonen og igjen på fakturaoppgjør. Hvis oppgjørsdatoen er en lang vei i fremtiden, kan det hende du må gjenkjenne en rekke gevinster eller tap over flere regnskapsperioder. Valutagevinster og -tap som oppstår som følge av konverteringen, registreres under overskriften "Valutakursgevinster / tap" i resultatregnskapet.
Innspilling av Exchange
Den enkleste måten å vise effekten av valutagevinster og tap på er gjennom et eksempel. Anta at Aardvark Inc. selger $ 100.000 varer den 8. desember til Le Chien, et selskap i Frankrike, og godtar å godta betaling i euro. Aardvark registrerer denne transaksjonen som en debet til kundefordringer på $ 100.000 og en kreditt på salg på $ 100.000.
På datoen for salget er en euro lik $ 1,15. Så, Le Chien skylder 86,957 euro ($ 100,000 delt med $ 1,15).
På slutten av året må bokholderen lukke regnskapstallene for Aardvark. Den 31. desember er en euro verdt $ 1,12.Dette innebærer at kundefordringer på grunn av Le Chien nå er verdsatt til $ 97,392 (1,12 x 86,957 euro). Revisor registrerer et urealisert valutatap på $ 2,608 ($ 100,000 minus $ 97,392) i den akkumulerte andre omfattende kontoen på hovedboken.
Den følgende 18. januar betaler Le Chien hele beløpet på 86 957 euro. Konverteringsfrekvensen for euro har imidlertid falt ytterligere, og en euro er nå verdt $ 1,10. Verdien av de 86,957 euro som Aardvark mottar fra Le Chien, har gått ned til $ 95.653. Revisor registrerer nå et faktisk realisert tap på $ 4 347 ($ 100 000 minus $ 95 653) på Aardvarks resultatregnskap. De tidligere oppføringene av urealiserte tap i den akkumulerte andre omfattende kontoen er utjevnt.
