Så, du har mottatt en bestilling og har sendt kunden produktet eller tjenesten de har bedt om. Gratulerer! Deretter må du få kunden til å betale. Prosessen med å samle inn penger begynner med en faktura sendt til kunden som viser beløpet som skal betales og betalingsbetingelsene. Forbereder en faktura oppretter en kundefordring.Dette er en sak av verdi for bedriften din, og rangering høyt på listen over eiendeler, siden den lett konverterer til kontanter.
Tips
-
I regnskapsmessige termer oppretter en faktura en kundefordring. Så snart det er betalt, blir fakturaen kontanter.
Salgsfaktura Definisjon
En salgsfaktura er et forretningsdokument som er utarbeidet når du trenger å be om betaling fra en kunde for varer eller tjenester du har levert. Fakturaen inneholder viktige detaljer som produkt, kvantitet, pris og betalingsbetingelser, for eksempel selskapets bankdetaljer. Så langt som dokumenter går, er det en av de enkleste å lage, og det er også en av de viktigste. En faktura fastslår kundens plikt til å betale. Ved å utstede en faktura, verifiserer du kontrakten som eksisterer mellom deg og kunden, og at du har fullført din side av pruten. Når kunden er enig i fakturaen, blir den en juridisk gjeld kunden må betale.
Hva er forskjellen mellom en faktura og et regning?
Det er verdt å rydde opp noen terminologi på dette punktet, fordi det ofte er mye forvirring om hva en faktura er og hva en regning er. En faktura sendes alltid fra selger til kunde i håp om å bli betalt innen en viss tid. Så når du leverer varer og tjenester, vil du alltid opprette en faktura. En regning er noe kunden må betale. Så fakturaen du har opprettet, på kundens side av gjerdet, er en regning. Det er samme dokument, men med et annet navn, avhengig av om du betaler eller mottar penger.
Regnskapsmessig er dette skillet viktig. Både du og kunden vil bruke samme faktura for bokføring. Men mens kunden vil bruke fakturaen til å registrere penger som må forlate virksomheten, som kalles en betalingskonto, vil du bruke den til å registrere penger som kommer inn i virksomheten, som kalles en kundefordring.
Hvilken informasjon må være tilstede på en salgsfaktura?
Vanligvis kan du slå fakturaen ned i to deler: fakturaoverskriften og fakturakjernen. Fakturaens overskrift inneholder:
- Navn og adresse til selgeren.
- Mottakerens navn og adresse.
- Datoen for fakturaen - dette er viktig! Klokken begynner å tikke på kunden på faktura dato. Hvis du har en tidsbegrensning for betaling, som du burde, da du inkluderer en dato, sørger du for at alle er på samme side om når betalingen skal betales.
- Et unikt fakturanummer.
- Et PO-nummer, hvis du bruker et bestillingssystem for å kontrollere bedriftskjøpene dine.
Fakturakjernen inneholder:
- En detaljert beskrivelse av den leverte tjenesten eller de leverte produktene, inkludert mengder og priser.
- Eventuelle gjeldende salgsskatt.
- Den totale prisen som er på grunn.
- Vilkår for betaling. For eksempel kan du spesifisere "netto 30", noe som betyr at hele beløpet forfaller på 30 dager.
- Betalingsmåten, for eksempel bankkontoopplysninger eller navnet på en person der kunden kan sende sjekker.
Hva er en salgsfaktura i regnskapsbetingelser?
Mange bedrifter har et rettferdig antall kunder som ikke betaler umiddelbart. Hvis du bruker periodiseringsmetoden for faktura regnskap, registrerer du inntekt når du har tjent det, ikke når pengene lander på bankkontoen din. Dette betyr at du trenger en metode for registrering av inntekter du har rett til å motta, men som du ennå ikke har mottatt. En salgsfaktura i regnskapsmessig form er en "kundefordring" eller "A / R". Kundefordringer representerer alle betalinger som skyldes din virksomhet som ikke er betalt ennå av kunder.
Hvis du tenker på det, vil det du faktisk gjør når du lager en faktura, forlenge kundenes rentefri kreditt for kort tid. Du tillater dem å skaffe varer eller tjenester før betaling, basert på tilliten om at betalingen vil bli foretatt på betalingsdagen. En kundefordring er rett og slett en måte å registrere denne tilliten på.
Hvordan registrerer du en faktura?
A / R er utrolig verdifulle for din virksomhet fordi når de blir betalt, konverterer de umiddelbart til kontanter. Som sådan registrerer du dem som eiendeler på selskapets balanse. Det er vanlig å liste eiendeler i likviditetsgrad, som måler hvor raskt noe kan konverteres til kontanter. Så av alle dine eiendeler er kontanter mest likvide, og eiendeler som eiendom, aksjer i hedgefond og andre alternative investeringer er minst likvide siden disse elementene er mye vanskeligere å selge.
Kundefordringer er notert som omløpsmidler siden betaling forfaller fra kunden om ett år eller mindre. Og fordi de konverterer til kontanter, er øyeblikk fakturaen betalt, A / R-er blant dine mest likvide midler. Du vil vanligvis liste dem under kontanter på balansen, og tallet du legger inn er bare det totale beløpet av alle dine utestående fakturaer.
Hva er forskjellen mellom betalbare kontoer og kontoer?
Tilgangen på kundefordringer er leverandørgjeld. A / Ps oppstår når du skylder penger til leverandørene dine fordi du ikke har betalt regningen ennå. Som en regnskapsoppføring representerer den plikten til å betale en kortsiktig gjeld. For å illustrere, tenk at en leverandør sender deg et tilfelle av widgets, og noen dager senere sender en faktura for $ 500-prisen. Du er forpliktet til å betale disse pengene, slik at du registrerer $ 500 som en debet i kolonnen for betalbar betaling og samtidig krediterer $ 500 for råvarekostnaden, som vanligvis er oppført som en kostnad for solgte varer. Din leverandør venter på å motta betalingen, slik at den registrerer fakturaen i sin mottatte kolonne.
Da, når du skriver en sjekk for å betale regningen, vil du legge inn en $ 500 kreditt i kolonnen for betalbar betaling og en $ 500 debet til sjekkkontoen. Hvis noen ser på resultatregnskapet, kan de se på et øyeblikk det totale beløpet virksomheten bærer i ubetalte regninger.
Hva om en kunde ikke betaler?
I en ideell verden ville alle dine kunder betale alle dine fakturaer til enhver tid, hver gang. I den virkelige verden betaler kundene for sent, og noen betaler ikke i det hele tatt. Problemet her er at din fordringsoppføring skal vise saldoen på alle fakturaene som skal konverteres til kontanter i nær fremtid. Hvis en kunde ikke betaler for 90, 120 eller 360 dager - eller ikke betaler i det hele tatt - vil dette forvride nøyaktigheten av balansen.
Regel nummer en av gjeldssamlingen er at jo lenger en betaling skyldes, jo vanskeligere er det å samle den. En viktig beregning for enhver bedrift er å finne ut hvor gammel fakturaene dine er ved en prosess som kalles «aldring». Hvis du bruker forretningsregnskapsprogramvare, inkluderer de vanlige kategoriene for denne typen rapport:
- Gjeldende: Forfaller umiddelbart.
- 1 til 30 dager: Forfaller innen de neste 30 dagene.
- 31 til 60 dager forfalt.
- 61 til 90 dager forfalt.
- 91 dager og over forsinket og så videre, i 30-dagers trinn.
Hensikten med aldring er å se hvilke fakturaer som må følges opp, for eksempel å ringe kunden eller sende kontoen til et samlingsbyrå. Det gir også litt innsikt i om du samler inn betalinger for sakte og tar for mye kredittrisiko. Hvis fordringene dropper inn for sakte, kan du komme opp med et stort kontantstrømproblem og måtte låne penger for å dekke dine daglige driftskostnader.
