Kontant segregning av oppgaver er en taktikk for å redusere risikoen for utilsiktet og forsettlig tap av penger av ansatte. Den som mest sannsynlig vil stjele penger fra et selskap, er en langsiktig ansatt i et arbeidsmiljø som mangler oppdeling av arbeidsoppgaver. Kontant segregning av plikter er mest vanlig i større selskaper, men små bedrifter kan også dra nytte av minimal oppdeling av plikter eller ha en leder nøye overvåke og gjennomgå kontantavgiftene. Riktig oppdeling av plikter i en kontantvirksomhet krever autorisasjon, varetekt, opptak og forsoning.
Autorisasjon
Autorisasjon er det første trinnet i forvaringskjeden. Bare en person er autorisert til å utføre en plikt. For eksempel kan en person motta e-post og sjekker, men han bør ikke beholde kontrollene i hans varetekt, registrere dem eller avstemme bokføringen som sjekker ble lagt inn. I tillegg kan han godkjenne eller forberede innskudd, men han kan ikke gå til banken for å sette inn penger. Noen ganger, i en mindre bedrift, kan personen som godkjenner en sjekk kun forene den hvis en annen ansatt eller en leder har deponert og registrert det.
varetekt
Lengden på varetekten avhenger av plikten. For eksempel bør en kassererhåndteringspenger for et åtte-timers skift i de fleste tilfeller ikke forene sin egen kassaskuff. Det ville være akseptabelt for henne å telle og registrere sine sluttverdier, men en overordnet bør forene totalene for å bekrefte kontanter mot kvitteringer. Dette sikrer at alle pengene står for og ingen mangler.
Innspilling
Opptak er kontant plikten som krever at en leder eller en ansatt fysisk eller elektronisk registrerer en kontant sum på selskapets regnskapsbøker. Denne kontantersatsen sikrer en papirspor som følger pengene. I vårt tidligere eksempel, må lederen som forenet kontantskuffen, få en annen leder til å registrere kontant for innskudd eller kontanter på hånden. Når flere personer håndterer kontanter, er det viktig å skille seg opp i hele forsvarsskjeden.
Forsoning
Avstemming er det siste trinnet i segregering av kontanter og oppbevaringsskjema. Det sikrer at alle som håndterte pengene, utgjorde kontanter, sjekker eller innskudd på riktig måte. Når en leder eller en ansatt avstemmer kontantverdien for dagen eller uken, gir det en mulighet for virksomheten til å ta feil i regnskapet eller oppdage potensielle interntyveri. Virksomheten bør alltid ha en annen person som forener enn den som mottok, håndterte eller registrerte pengene.
