Hvis du oppretter et sporingskjema for å registrere kostnadsbesparelser og kostnadsbesparelser, kan organisasjonen din rapportere nøyaktig både "harde" og "myke" besparelser. Hard besparelser vises som en lavere pris sammenlignet med et tidligere år. Myke besparelser er mindre konkrete og kan omfatte å forhandle om en lavere økning i kostnadene fra en leverandør eller "gratis" trening som følger med en renteøkning. Å utvikle et regneark for å spore besparelser er avgjørende for å gi incentiver til de som er ansvarlige for kjøp.
Elementer du trenger
-
Regnearkprogram
-
Tidligere driftskostnader
-
kontrakter
Konsernets driftskostnader i logiske kategorier. Kategorier kan være etter type, for eksempel gruppering av alle verktøy sammen. Hvis flere ansatte er ansvarlige for innkjøp, gruppekostnader av ansvarlig person.
Skriv inn overskriften "Utgifter" i den første cellen i regnearket. Under, skriv inn navnet på en kategori, og skriv deretter ut kostnadene i cellene under. Gjenta for hver kategori.
I den neste kolonnen skriver du inn kolonneoverskriften "Aktuatorer" og året. Under det skriver du inn dollarene som tilbys i cellen til høyre for hvert kostnadsnavn. Merk neste kolonne "Justeringer" og skriv inn eventuelle kontraktsøkninger eller reduksjoner i samme utgiftsrute som den gjelder. Merk den neste kolonnen "Benchmark" og skriv inn en formel for å multiplisere Faktiske mengder med ett pluss justeringen: (Faktisk * (1 + justering)).
Identifiser mengden varer produsert i fjor og den planlagte produksjonen for neste år. Skriv inn "Per Unit" øverst i neste rad. For alle gjeldende utgifter som materiale og arbeid, skriv inn en formel for å justere referansen til de nye mengdene: (Benchmark / Mengde forrige år * Mengde i år).
Skriv inn "Actuals" og det nåværende året i øverste rad i neste kolonne, og la det være tomt til faktiske utgiftsbeløp er kjent. Tittel neste kolonne "Differanse." For hver utgift, skriv inn en formel som trekker årets faktiske utgift fra tallet i referansekolonnen.
Etter hver kategori legger du inn to tomme linjer. På den første linjen skriver du inn "Subtotal." I cellen ved siden av den, skriv inn en formel for å legge alle utgiftene i den kategorien sammen og kopiere den over alle kolonnene i regnearket. Skriv inn "Total" i den første kolonnen og i cellen ved siden av den etter den siste kategorien, og skriv inn en formel for å legge til alle subtotaler i gruppen. Kopier dette over alle kolonnene i regnearket.
Oppgi utgifter når nye kontrakter blir signert eller fakturaer mottas. Sett inn flere rader for eventuelle nye utgifter eller logg inn kostnadsbesparelser.
Tips
-
Forbedre total kostnadseierighet ved å bestemme på forhånd hvordan besparelser blir belønnet. Nøkkelfunksjoner inkluderer om ansatte vil bli belønnet med netto besparelser for alle utgifter og håndtering av immaterielle besparelser som påvirker en annen kategori. Justeringskolonnen kan også brukes til å sette mål. Å sette inn ønsket besparingsprosent for hver kategori vil skape referansemål for hver utgift. Sørg for å inkludere prosessforbedringer som resulterer i lavere driftskostnader eller en reduksjon i arbeidstiden.
