Å skape sjekker og balanser er en av de beste måtene å hjelpe en bedrift til å trives. I et forretningssystem som bruker sjekker og balanser er roller tydeligere definert. Ved å skape sjekker og saldoer kan du implementere et regnskapssystem som fremmer arbeidsdeling. Implementering av sjekker og balanser i din virksomhet er medvirkende til å hjelpe deg med å identifisere internt og eksternt tyveri.
Kjøpe et regnskapssystem, hvis du ikke har en på plass allerede. Et populært regnskapsprogram for små bedrifter er Intuit QuickBooks regnskapsprogramvare. Din regnskapssystem skal kunne registrere og analysere data raskt og nøyaktig. Regnskapsprogramvaren skal være enkel og enkel å bruke, men den skal kunne utvides etter hvert som virksomheten din utvides.
Etablere klart definerte roller for ansatte. Det viktigste å gjøre for å skape sjekker og kontanter i virksomheten din, er å skille arbeidsoppgaver så mye som mulig. Den som har ansvaret for kontanthåndtering, eller arbeider med selskapets salgssted, bør ikke være den samme personen som teller og registrerer salg for dagen.
Separate kundefordringer fra leverandørgjeld. Du vil ikke ha den som har ansvaret for å motta betaling for fakturaer og tjenester som gjøres til å være den samme personen som er ansvarlig for å betale utgående fakturaer og lønn. Å gjøre kundefordringer og leverandørgjeld utbyttbare plikter kan føre til alvorlig kontanter misappropriasjon.
Salespersoner bør aldri ha lov til å administrere vare- eller bestillingsmateriale fra en leverandør. Gjennomføre sjekker og balanser som gjør en ansatt ansvarlig for å kjøpe materialer eller forsyninger, og en annen ansatt som er ansvarlig for å opprettholde ferdig inventar på optimale nivåer.
Opprett lagerkontroller som minimerer bedriftens risiko for internt tyveri. Din salgsinnretning skal fungere i samklang med ditt regnskapssystem for å sikre at varenumre er korrekte. Salg, i form av kontanter, bør lett matches med beholdning på hånden. Å skape de riktige kontrollene og balansen reduserer bedriftens eksponering for svindel og andre feilaktige tiltak.
