Når du trenger å oppsummere en stor mengde informasjon, er et notat eller brev en effektiv måte å gjøre det på. Mange mennesker synes å skrive vanskelig og tro at de ikke har ordforrådet til å gjøre det. Men som skriverlærer William Zinsser sier, skriver bare å tenke på papir. Alt du trenger å gjøre er å organisere tankene dine, følg stilen på formatet du har valgt, og bruk språk som er enkelt og klart.
Skrive en rapport i et notat
Skriv en overskrift. For et notat, oppgi i øverste venstre hjørne hvem som skal lese notatet (for eksempel Til: Alle ansatte), hvem skrev det (Fra: Ditt navn), hvem vil motta det (CC: Mottakerens navn) dato (nåværende dato) og hva det handler om (Emne: Emne til adresse.)
Hvis det er et brev, begynn med en dato og hilsen, for eksempel "Til alle ansatte:".
Vurder publikum.Hvis du skriver til et generelt publikum, bruk språk som alle vil forstå. Nye medarbeidere kan kanskje ikke vite selskapets jargong, og ansatte i en avdeling kan ikke forstå en annens terminologi.
Lag en oversikt. Organiseringen av tankene dine gir mulighet for tydelig skriving. Vurder hva publikum vil vite, og hva du vil fortelle dem. Legg vekt på viktige konklusjoner av rapporten og hva det betyr for de som leser notatet.
Begynn med sterke åpningserklæringer. Godkjenne rapporten og dens konklusjoner. For eksempel, "Som et resultat av vår siste produktivitetsstudie, vil vi gjøre flere endringer i retningslinjene for bruk av Internett."
Forklare. Fremhev eventuelle data eller funn som støtter konklusjonen. "Konsulenter fant at ansatte brukte to timer om dagen i gjennomsnitt å sjekke e-post og administrere fantasjesportlag." La også leserne vite når endringene vil finne sted.
Fortell folk hvor de kan gå for mer fullstendig informasjon (hvis det er aktuelt). For eksempel, "Vi diskuterer dette videre på vårt ukentlige stabsmøte på fredag" eller "Den fullstendige rapporten er tilgjengelig for alle ansatte i PDF-form." Ikke skriv inn notatet; navnet ditt er øverst på notatet. Hvis du skriver et brev, bruker du fornavnet ditt, ditt fulle navn eller ditt fulle navn og tittel, avhengig av omstendighetene og preferansen din.
Skriv om og kut roten. Les om utkastet og fjern unødvendige ord. For eksempel: "Det er bedriftens mening at Scranton-kontoret aktivt bør søke å redusere ikke-produktivitetsproblemer ved å begrense ikke-arbeidsmessig bruk av selskapets ressurser," kan omskrives som "Bedrift har bedt oss om å begrense personlig bruk av bedriftseiendom. vil øke produktiviteten."
Proofread og stavekontroll. Ha en betrodd kollega sjekke grammatikken og tonen din; En dårlig skrevet setning kan tolkes på måter du aldri har tenkt på. Kjør også stavekontroll, men vær forsiktig med automatiske ordutskiftningsfunksjoner. Du vil ikke at rapporten skal si "Indonesia" når du mente "Indiana".
