Hvordan sette et budsjettmøte

Budsjettmøter er viktige fordi de tillater deg å presentere til sjefen din eller overordnede hvor prosjektet står i forhold til budsjettet. I møtet kan du diskutere mulige økninger eller reduksjoner i ditt tildelte budsjett og foreslå måter å redusere kostnadene for å holde budsjettet på rette spor. Budsjettmøter gir deg også mulighet til å be om saken for mer finansiering for prosjektet eller arbeidet ditt. Samlede budsjettmøter bestemmer hvordan en avdeling eller selskapet gjør økonomisk, og fastsetter mål og grenser for å kontrollere pengene og gjenværende lønnsomme. Det er relativt enkelt å sette opp et budsjettmøte.

Elementer du trenger

Konferanse- eller møterom
E-posttjeneste

Bestem hvem som skal delta på budsjettmøtet. Vanligvis bør du invitere selskapets økonomidirektør, finansdirektør eller annen person i bedriftsledelsen som har ansvar for økonomi. Hvis du jobber for et større selskap, inviter personen på kontoret som administrerer pengene, som en kontroller eller leder av regnskapsavdelingen. Du bør også invitere sjefen din, prosjektlederen og alle andre ledende medarbeidere som er tilknyttet prosjektet eller avdelingen din.

Sjekk tidsplanen for alle dere inviterer til møtet. Se etter felles åpninger når alle er planlagt å være i byen og på kontoret. Noen kontorverktøy, som Microsoft Outlook, lar deg vise tidsplaner og tilgjengelighet for andre medarbeidere.Hvis du ikke får tilgang til alles planer, spør deres assistenter eller enkeltpersoner selv hva deres kommende tilgjengelighet ser ut.

Velg en varighet for møtet, for eksempel 30 eller 60 minutter. Tillat nok tid til å presentere budsjettinformasjonen og la rom for spørsmål og diskusjonstid. Hvis du tror det vil ta deg en time å presentere budsjettinformasjonen, velg en varighet på 90 minutter for å tillate ekstra tid.

Velg en dag og klokkeslett for møtet basert på når alle er tilgjengelige og varigheten av møtet. Hvis møtet ditt varer 90 minutter, velg det første 90-minutters tidsluke når alle er tilgjengelige.

Send ut et møteanmodningsvarsel via e-post, og be om at alle mottakere svarer for å angi om de godtar møteforespørselen eller ikke klarer å gjøre det. Eller sett møtet den gammeldags måten ved å bestille den personlig eller gjennom deltakerens assistent. Når du ber om møtet, enten personlig eller via e-post, gir du kort oversikt over møtelagenda: budsjettkutt, finansielle rapporter, budsjettstatus og så videre.

Omstille møtet hvis folk som trenger å være der, ikke er i stand til å delta. Velg neste ledig plass når finansielle veiledere og andre nødvendige personer er tilgjengelige for den planlagte varigheten av møtet.

Påminn alle deltakerne om det kommende møtet den uken eller den morgenen. Hvis du har sendt møteforespørselen via e-post, kan programvaren automatisk minne på deltakere med elektronisk melding.