Enten du møter klienter med å presentere et forslag eller gjennomføre en arbeidslunsj med ansatte, kan du sende en invitasjon via e-post til en rask og effektiv måte å koordinere hendelsen på.
Vurder publikum. Tonen på e-posten din må tilpasses til hvem du inviterer til lunsjmøtet. En uformell tone fungerer fint hvis lunsjmøtet ditt er med medarbeidere, og du vil tilbringe tiden å diskutere strategier og brainstorming. Hvis formålet med møtet er mer seriøst, må du gjøre det klart i korrespondansen din til de inviterte medarbeiderne. Hvis lunsjmøtet er med klienter, kan du trenge en mer formell tone, avhengig av arbeidsforholdet ditt med dem.
Finn en restaurant som vil kunne imøtekomme din gruppe. Avhengig av antall inviterte, kan det være lurt å søke et anlegg som har et eget rom tilgjengelig. Når du planlegger et lunsjmøte med klienter, kan det være lurt å finne et spisested som er mindre hektisk, hvor samtalen ikke blir belastet på grunn av støy.
Bestem hvem du skal invitere til lunsjmøtet og konsultere kontorkalenderen for å avgjøre om alle parter vil være tilgjengelige på den aktuelle datoen. For lunsjmøte i personalet, ring en rask samtale for å spørre om de valgte inviterte vil være tilgjengelige på den dagen, og be dem om å holde den åpen mens planene blir ferdigstilt.
Ring restauranten og velg en foreløpig reservasjon. Gi dem beskjed om at du må kanskje justere antall deltakere nærmere den aktuelle datoen. Hvis du oppdager at du vil ha flere til å delta enn opprinnelig planlagt, må du sørge for å varsle restauranten så snart som mulig slik at de ansatte kan imøtekomme dine behov.
Skriv din epost, inkludert e-postadressene til hver person du ønsker å invitere. Bruk emnelinjen til å angi årsaken til e-posten. Inkluder ord som "Viktig" eller "Merk dine kalendere", og ta med datoen og årsaken. For eksempel kan emnet lese: "Viktig: Arbeidslunsj på 2/18/09-RSVP nødvendig." Til lunsj med en klient, selvfølgelig, må du finesse emnelinjen og slå den inn på en forespørsel, i stedet for en etterspørsel.
Bruk e-postens kropp til å forklare nødvendigheten av lunsjmøtet og hva du vil at deltakerne skal ta med eller dele under møtet. Avhengig av hvor vanskelig det er å tappe folk ned, kan det være lurt å kreve at de RSVP, slik at du kan fullføre reservasjonen med restauranten.Hvis du setter opp en klientlunsj, kan du be om et lunsjmøte, og angi hvilke ting du vil diskutere med dem
Tips
-
Du tilnærming bør være basert på bedriftens arbeidsatmosfære, fra tilfeldig til formell. Send en kopi til administrativt personell, slik at kontorkalenderen kan oppdateres.
