Utarbeidelse av arbeidsbevis er en felles menneskelige ressursoppgave. Det er imidlertid generelt ikke en god ide å levere informasjon om nåværende eller tidligere ansatte over telefon. For én ting har du ingen måte å verifisere den som ringer opp. For andre gir brudd på informasjonen over telefonen brudd på personvernreglene som de fleste bedrifter har på plass. Et bedre alternativ er å kreve skriftlig fullmakt fra arbeidstaker og deretter gi arbeidsinformasjon skriftlig.
Hvorfor et sertifikat for sysselsetting?
Bedrifter og enkeltpersoner som tar beslutninger basert delvis på nåværende eller tidligere ansettelse og lønn, trenger en måte å verifisere informasjonen fra en ansatt. De vanligste er banker og andre utlånsinstitusjoner, huseiere, bemanningsbyråer og andre potensielle arbeidsgivere. Långivere og huseiere trenger vanligvis bare å verifisere sysselsettingsstatus og lønn. Ansette selskaper kan be om informasjon om oppmøte, jobbroller og plikter. Bekreftelsespolitikken din bestemmer hvor mye informasjonen din er villig til å gi.
Standard versus formell verifisering
Informasjonen du inkluderer i et sertifikat for ansettelse, avhenger ofte av om du oppretter et standard eller formelt sertifikat. Enten versjonen skal være på offisielt firma brevpapir og inkludere datoen, tittelen og signaturen til personen som utstedte verifikasjonen. Et standard sertifikat, som et hus kan kreve, inkluderer vanligvis en ansattes navn, ansettelsesstatus, nåværende jobbtittel og grunnlønn. Et formelt sertifikat utstedt til en utlåner kan også inkludere arbeidstakerens personnummer og et offisielt selskapsforsegling eller stempel fra en notarius publicus.
Format og stil
Et arbeidsbrev har ingen standardoppsett. Ved å bruke et standard 8,5-i-11-tommers ark, stiller du sidelinjen til landskap og marginer til 0,5 tommer for å få verifikasjonen til å se ut som et tradisjonelt sertifikat. Angi retningen til portrett og bruk standard 1 tommers marginer for et forretnings brevutseende. Senter brevpapiret, som skal inneholde bedriftsnavn og kontaktinformasjon, og deretter begynne å skrive inn bekreftelsesinformasjon. Du kan formatere sertifikatet som et bord og skrive inn hver del av informasjonen på en separat, dobbeltsidig linje. På venstre side skriver du inn etiketter som "Ansatt," "Nåværende posisjon" og "Årlig inntekt." Legg til riktig informasjon på høyre side.
Leveringsmuligheter
Leveringsalternativene er ofte forskjellige for standard og formelle sertifikater. For et standard sertifikat for ansettelse vil de fleste bedrifter sende, fakse eller e-poste informasjonen til en mottaker. Når et formelt sertifikat inneholder et personnummer, sender de fleste bedrifter informasjonen via amerikansk post. Du kan også tillate ansatte å hente og levere sitt eget sertifikat. Enten du informerer en ansatt om at du har levert et sertifikat, avhenger av størrelsen på bedriften din og hvor mange forespørsler du får for denne tjenesten.
