De fleste arbeid i bedrifter består av mange prosjekter. Disse prosjektene driver spekteret og kan omfatte konstruksjon, markedsundersøkelser, nettrelatert, ny produktinnføring og bedriftsoppkjøpsprosjekter. Uansett, noen må spydde prosjektet og utvikle en sjekkliste for å få arbeidet fullført. Deretter må ansvaret analyseres og tilordnes. Du må tillate nok tid til å få prosjektet fullført i tide. Derfor er det noen viktige ting å vurdere når du starter et nytt prosjekt.
Liste over oppgaver
Det første hensynet når du starter et prosjekt, er å oppgi bestemte oppgaver. Prosjektlederen, som kan være regissør eller leder, vil som regel overvåke prosjektet. Ved å gjøre det, må han liste opp alle nødvendige oppgaver eller funksjoner for å få prosjektet til å bli oppfylt. For eksempel krever et byggeprosjekt et utvalg av et bestemt sted, finansiering, tillatelser og anskaffelse av råvarer som tre og betong. Ytterligere oppgaver må inkluderes for å fullføre byggingen av bygningen eller strukturen. Når du starter et prosjekt, gjør du en fullstendig liste over hver enkelt oppgave. Møt med andre ledere for å sikre at listen din er nøyaktig og all inclusive. En annen avdelingsleder kan vite om tilleggsoppgaver som kreves for prosjektet.
Budsjett
Du vil vanligvis ha et budsjett for prosjektet ditt. Som prosjektleder er det ditt ansvar å sørge for at du fullfører prosjektet på eller under budsjett. En måte å oppnå dette på er å få alle involverte til å gi kostnader for sine oppdrag. Enkelte personer vil ha mer kompetanse i å estimere materialkostnader enn prosjektlederen, spesielt hvis mange spesialiserte fagfolk vil jobbe med prosjektet. Når det er mulig, legg til 10 prosent til 15 prosent ekstra til prosjektets kostnad som buffer, ifølge Social Signal, konsulenter for den sosiale mediebransjen. Du vil bare kunne legge til denne 10 perfekt til 15 prosent buffer når du skriver forretningsplanen på forhånd - når du vet om prosjektet på forhånd.
ressurser
En annen viktig del av prosjektlanseringen sjekkliste er å bestemme ressursen du trenger. Ressurser inkluderer entreprenører, byråer og andre utenforstående leverandører som vil hjelpe deg med prosjektet. For eksempel er det behov for entreprenører for byggeprosjekter. Du må kanskje ha et markedsundersøkelsesbyrå for å gjennomføre telefonundersøkelser for prosjektet ditt. Ressurser kan også inkludere referansematerialer eller rapporter; eller spesiell programvare du kanskje trenger for å fullføre prosjektet.
Oppgaveoppgaver og forfallsdatoer
Personer som jobber med prosjektet ditt må tildeles bestemte oppgaver. Delegering av oppdrag hjelper deg med å få mer gjort i et raskere tempo. Tilordne oppgaver til personer som spesialiserer seg på bestemte områder knyttet til oppgavene. For eksempel kan økonomistyrere jobbe med å projisere salg og fortjeneste for et nytt produkt introduksjonsprosjekt. Markedsføringsledere kan jobbe med oppgaver knyttet til produktkonsepter eller ideer, priser, reklame og distribusjon. I tillegg må det bli fastsatt forfallsdato for alle prosjekter. Den beste måten å tildele prosjektoppgaver og forfallsdato er gjennom møter. Deretter gir du en liste over alle prosjektoppgaver og personer som er ansvarlige for å fullføre dem. Fordel listen til alle involverte i prosjektet. Møt jevnlig for å sikre at oppgavene utvikler seg i tide.
Beredskapsplan
Har alltid uforutsette innbygginger i prosjektlisten. Noen ganger kan oppgavene være vanskelige å fullføre i tide. For eksempel kan en utskriftsleverandør kjøre sent i trykte salgsvisuelle hjelpemidler til tiden. Visse råvarer kan være umulig å oppnå. Derfor må du tenke på sikkerhetskopieringsplaner for å møte dine tidsfrister. For eksempel kan du kanskje erstatte et annet råmateriale til et byggeprosjekt; eller levere et utkast til salgsvisuelle hjelpemidler dersom de ikke er ferdige. Deretter informere ledere eller sjefen din når de endelige eksemplarene av visuelle hjelpemidler vil bli fullført.
