Flere situasjoner kan kreve at du skriver et sertifiseringsbrev, for eksempel å verifisere arbeidstakerens ansettelse eller en elevs ferdigstillelse av et kurs. Sertifiseringsbrev er i utgangspunktet bokstaver med bekreftelse, og bør helst være direkte og konsise. Hvis du må lage et sertifiseringsbrev for noe formål, bruk et standard forretningsbrev format og være så spesifikk som mulig. Fordi denne typen brev kan brukes som en offisiell post, er det viktig at informasjonen er eksplisitt og språket er klart.
Skriv brevet på brevpapir med ditt profesjonelle brevpapir. Hvis du ikke har en, opprett en topptekst øverst i dokumentet som inneholder ditt navn, adresse, telefonnummer og profesjonell e-postadresse.
Dobbeltrom og skriv inn gjeldende dato. Dobbeltrom igjen og skriv inn mottakerens navn og hans jobbtittel, firmaets navn og firmaets adresse.
Åpne med en formell hilsen, adresser mottakeren ved navn med riktig prefiks. For eksempel, "Kjære Mr. Jones."
Skriv inn en emnelinje og en kort overskrift som angir hva brevet refererer til. For eksempel: "Emne: Bekreftelsesbrev for sysselsetting for Mary Charleston."
Skriv inn et innledende avsnitt og forklar nøyaktig hva du sertifiserer. Hvis saken innebærer navn på enkeltpersoner eller selskaper og datoer, ta med dem her. For eksempel: "Dette er å bekrefte at Mary Charleston var ansatt hos Roberts Bank fra 3. november 2008 til 4. mars 2010."
Skriv et annet ledd og forklar hvilken myndighet du skriver brevet til. Med andre ord, hvorfor blir du bedt om å bekrefte forespørselen. I forrige eksempel kan avsenderen være Charleston sjef på Roberts Bank.
Takk mottakeren for sin tid og slutt med en formell avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen." Dobbeltrom to ganger og skriv inn navnet ditt. Skriv ut brevet og skriv navnet ditt over ditt skrevet navn.
