Under visse omstendigheter representerer en organisasjons møtemøter et juridisk dokument som ikke kan endres uten styrets stemme. Feil endring av minutter kan resultere i at stemmer, kontrakter, ansettelser og andre handlinger som tas under møtet, blir ugyldig eller kansellert. Bruk en enkel prosedyre for å sikre at du endrer minuttene riktig.
Bestem om protokollen allerede har blitt formelt godkjent av en styrets stemme, eller om de bare har blitt sendt inn til en leder eller en lederkomité. Utkast til protokoller som ikke er avgitt av et styre, kan endres uten styremedlem.
Hvis de foreslåtte endringene blir gjort til en person eller personer som går gjennom minuttene før minuttene går til full pensjon, foreslå endringene du ønsker. Sammenlign den endelige foreslåtte ordlyden til de opprinnelig innleverte minuttene. Forklar årsaken til endringene. Hvis alle er enige, må en sekretær endre de opprinnelig fremlagte, ikke godkjente minuttene.
Hvis de foreslåtte endringene gjøres i minutter som ennå ikke er godkjent av styret og på styremøte, bruk følgende fremgangsmåte:
La formannen gjøre et tiltak for å godkjenne møtetidene. Vent til bevegelsen skal utplasseres. La formannen åpne saken for å diskutere. Har personen som foreslår endringen, presenterer sin begrunnelse for endringene. Etter diskusjon, har personen som foreslår at endringene gjør en bevegelse for å endre protokollen og gi den nøyaktige ordlyden av forslagene. Vent til bevegelsen skal utplasseres. La formannen lukke diskusjonen og ring spørsmålet eller ta avstemningen. Ta opp stemningen, inkludert navnene til de som er til fordel for, imot og avstå fra.
Hvis de foreslåtte endringene gjøres i minutter som tidligere er godkjent av styret, følg samme fremgangsmåte for endring av minutter som blir sendt inn for styrets godkjenning for første gang.
Har opptakssekretæren eller personen som tar minutter på møtet, gjør endringene i minuttene. Øverst på dokumentet som inneholder datoen protokollen ble opprinnelig tatt i betraktning, merk at minuttene nå er endrede minutter. Inkluder datoen for endringene og navnet på personen som endrer protokollen.
