Under en revisjon kan bedriftsledelsen føle at de har lite makt over prosessen eller revisjonsresultatet. Men når en revisjon er fullført av internrevisjonsavdelingen, revisorene eller de eksterne revisorene, tar virksomhetsledelsen over og har ansvaret for å utarbeide et svar på rapporten. Revisjonsresponsene bør være spesifikke, rettidige og ha det nødvendige budsjettet tilgjengelig.
Å skrive et solid revisjonsrespons er viktig, fordi revisorene og daglig leder vil holde forretningsforvaltningen ansvarlig for å levere eventuelle kontrollforbedringer de forplikter seg til.
Å svare på en revisjonsrapport
Forplikte seg til konkrete rettsmidler for kontrollsvakhetene som er identifisert av revisorene, og ikke la rom for tolkning av dine intensjoner. Revisorene vil gjennomgå revisjonsresponsen og avgjøre om det vil løse kontrollsvakhetene de har identifisert. Hvis forholdet ditt med revisorene tillater det, kan du nærme dem når du utarbeider hvert svar og får tilbakemelding. Vær så klar som mulig i ditt svar fordi revisorene kommer tilbake for å bekrefte at du har tatt de handlingene du har forpliktet til.
Sett realistiske datoer for å implementere dine kontrollforbedringer, som anbefalt av New York State Office of State Comptroller, og vær sjenerøs uten å være overdreven. Kontroll svakheter, særlig de som er relatert til informasjonsteknologi, kan ta lengre tid å løse enn opprinnelig planlagt. De fleste revisjonsavdelinger og bedriftsledere vil forvente at du skal levere forbedringer i tidsplanen du har satt. Endringer i tidsrammen kan være tillatt, men vil bli rynket på med mindre det har skjedd en drastisk forandring i virksomheten din for å nødvendiggjøre endringen.
Bekreft at du har budsjettet på plass eller vil ha det på plass for å gjøre kontrollendringene du forplikter deg til i ditt revisjonsrespons. Identifiser alle kostnader, inkludert utstyr og systemoppgraderinger, prosedyrer manuelt omskriver og ytterligere oppdrag som kreves for å løse kontrollsvakheten. Eskalere budsjettbehovet til lederen din og sørg for at midler blir omfordelt fra andre områder eller at nye midler frigjøres for å tillate levering av forbedringene innen tidsrammer. Konsernledelsen vil generelt forstå behovet for kontrollforbedringer som anbefales av revisorene, og vil finne midler til endringene. Hvis du forplikter deg til å kontrollere forbedringer i ditt revisjonsrespons og ikke klarer å levere dem på grunn av budsjettmangel, vil revisorene ikke godta dette som en unnskyldning.
Oppgi en person eller personer som vil være ansvarlig for å gjennomføre kontrollendringene. Flere personer kan være ansvarlige hvis endringen innebærer mer enn en avdeling, for eksempel operasjoner, teknologi og menneskelige ressurser. Sørg for at de navngitte personene har myndighet til å gjøre endringene skje.
Tips
-
Uansett hvor frustrert du er med revisjonsprosessen eller dens utfall, prøv å holde samspillet med revisorene og svarene dine forretningsmessige. Din profesjonelle oppførsel vil betale utbytte når du samhandler med revisorene i fremtiden.
