Selv i en epost- og tekstdisplay, har man fått plass til hardt kopiere forretningsbrev. Skifting fra digital til hard copy-modus kan være en utfordring: En e-post kan høres uformell, men et skriftlig brev krever en grad av verdighet og klasse. Ikke bekymre deg for å prøve å høres originalt - du er tryggere å stole på de prøvde og sanne formatene og reglene for forretningskommunikasjonsetikett.
Hold deg til poenget
Enten du svarer på kritikk eller ber om din CV, bør brevet ditt stå på poeng. Gå aldri utover en side og vær aldri motløs. Hvis noen har skrevet deg et klagebrev som sitter med invektiv, vær høflig og rolig når du skriver tilbake. Hvis det opprinnelige brev handler om en forretningsmulighet, si takk. Aldri innebærer at ved å skrive tilbake har du løst alt - at klageren skal være helt fornøyd, at du vet at du får jobben. Det er for korrespondenten å bestemme.
Format og skrift
Standardformatet for et forretningsbrev er enkeltavstand, med ett mellomrom mellom stykkene, og alt er begrunnet til venstre margin. I det 21. århundre er det akseptabelt å bevege seg bort fra blokkstandarden, for eksempel ved å peke inn avsnittene. Times New Roman, punktstørrelse 12, er nesten alltid en akseptabel, lesbar skrift. Hvis bedriften har noen preferanser - for eksempel, favoriserer det innrykkede stykker - formater det på den måten.
Hva skjer øverst
Standardoppsettet starter med forretningsadressen din. Hvis du skriver på brevpapirpapir, kan du hoppe over det. Under adressen kommer datoen, deretter mottakerens navn, forretningsadresse og adresse. Hopp over en linje, og adresser mottakeren som "Kjære Ms." eller "Mr." med mindre han har en tittel som "Dr." Ikke bruk fornavn med mindre førstegangsforfatteren gjorde det.
Den nedre enden
Slå opp brevet med "Vennlig hilsen", etterfulgt av etterfulgt av din signatur, deretter ditt skrevet navn. Hvis du sender noe med brevet, for eksempel et skjema, et kostnadsoverslag eller din CV, skriv "vedlegg" under ditt navn, etterfulgt av en liste over vedleggene. Hvis du sender noe i et eget brev, legger du til et notat som "under eget omslag: regnskapsoppstilling." En "cc" etterfulgt av en liste over navn forteller mottakeren du har sendt kopier til noen andre.
