En dokumentdistribusjonsmatrise gir deg en visuell referanse for å bestemme hvordan du kommuniserer med et bredt spekter av mennesker. Disse matrices er nyttige i virksomheten, skolen og enhver annen organisasjon som kommuniserer gjennom trykte eller datastyrte dokumenter. Datastyrte regnearkverktøy, for eksempel Excel, Numbers, 1-2-3 eller Calc, er de beste verktøyene for å lage en dokumentdistribusjonsmatrise, men du kan bruke hvilken som helst programvare som lar deg lage tabeller. Hvis organisasjonen din er liten, kan du kanskje trekke matrisen din ut for hånd.
Start en ny arbeidsbok i regnearkprogrammet eller sett opp et nytt bord i et tekstbehandlingsprogram. Regnearkprogrammer kan håndtere flere data enn tabeller, så velg det formatet hvis du har muligheten.
Oppgi alle dokumenttyper du bruker til organisasjonen din på toppen av regnearket, og start i den andre kolonnen. Dokumenttyper for en generell matrise kan inkludere kalendere, møterom, inntjeningsrapporter og spesielle bulletiner. Hvis matrisen din er for et bestemt prosjekt, oppgi de individuelle dokumentene som er relatert til prosjektet, snarere enn dokumentkategorier. For eksempel kan en byggeprosjektdokumentmatrise liste opp elementer som elektriske tegninger, arkitektoniske tegninger, forhøyninger og kopier av spesifikke tillatelser.
Oppgi alle medlemmer av virksomheten din eller organisasjonen ned i den første kolonnen på venstre side av regnearket ditt, og start i den andre raden. Bryt folket inn i kategorier, hvis det er aktuelt. For eksempel, i en liten forretningsmatrise, kan kategoriene være "Management", med alle ledere som er oppført i alfabetisk rekkefølge under kategorien overskriften "Ansatte" med de som er oppført alfabetisk under, "Klienter" med de som er oppført alfabetisk og "Markedsføring" med alle dine eksterne markedsføringskontakter oppført.
Kontroller toppraden og kolonnen for å sikre at begge lister er ferdige. Hvis det gjør det enklere å vise matrisen, legger du til skyggelegging i linjene i medlemskategorien, slik at du får en pause mellom typer personer som mottar dokumentasjonen.
Arbeid ned den første dokumentkolonnen, som vil være kolonne B i de fleste regnearkprogrammer, og plasser en "e" i cellen ved siden av navnet på en person som skal motta dokumentet elektronisk. Plasser en "p" i cellen ved siden av enhver person som skal motta en papirkopi av dokumentet. Hvis en person ikke skal motta det dokumentet, la cellen ved siden av navnet være tomt. Hvis dine behov er mer komplekse, endre notasjonen slik at den passer til din organisasjon. For eksempel kan du skrive "2 papirkopier" eller "p-2" for å indikere flere kopier. Så lenge alle i organisasjonen din forstår notasjonen, bruk en hvilken som helst metode som fungerer for deg.
Gjenta prosessen for hver kolonne, og arbeid ned i listen for å markere papir og elektroniske kopier. Dette fullfører dokumentdistribusjonsmatrisen.
Opprett hyperkoblinger fra dokumentdistribusjonsmatrise-regnearket i din kontaktinformasjon database hvis det er mulig. Dette lar deg klikke på et navn i matrisen din for å åpne personens kontaktinformasjon slik at du enkelt kan sende elektroniske eller papirkopier. Sjekk regnearkprogrammets "Hjelp" -fil for å lære hvordan du gjør dette.
Tips
-
Du kan også bruke dokumentdistribusjonsmatriser til å registrere hvor dokumentene dine er lagret. I så fall oppgi dokumentene dine i den første kolonnen og lagringsstedene dine øverst, for eksempel "Web server", "Hovedkontor arkivskap 1," "Mottak datamaskin" og så videre. Plasser en "X" i cellen der dokumentets tittelrad og lagringsplasskolonne møtes.
