Regnskapsinformasjonssystemer (AIS) har revolusjonert måten virksomheten foregår på globalt sett. Når finansiell informasjon er inngått i AIS, kan finansielle rapporter og uttalelser genereres på flere forretningsnivåer for å sikre lønnsomhet.
For at AIS-programvaren skal kunne presentere nøyaktige økonomiske rapporter og uttalelser, må regnskapsinformasjonen registreres korrekt og effektivt i AIS.
Faktaene
Regnskapsinformasjonssystemer (AIS) er bare like gode som informasjonen som inngår i systemet. Mens datastyrt AIS-programvare har redusert antall timer som trengs for å registrere og tabulere regnskapsinformasjon, må programvaren fortsatt undersøkes og vedlikeholdes daglig for registrering av finansielle transaksjoner.
Alle finansielle transaksjoner har tre hovedkrav for å sikre forsvarlig regnskapsføring av virksomheten: aktualitet, nøyaktighet og gyldighet. Hvis finansielle transaksjoner ikke oppfyller disse retningslinjene, vil informasjon som inngår i AIS-programvaren føre til feil utarbeidet regnskap og AIS-feil.
aktualitet
All finansiell transaksjon bør være rettidig; Inntekter og tilknyttede utgifter oppstår i samme periode, fakturaer registreres i måneden de mottas, og månedlig utgående inngang foretas før avslutning av regnskapsperioden i AIS.
Å tillate finansiell informasjon som inngår i AIS i ulike regnskapsperioder eller kalendermåneder, vil forvride de finansielle rapporter som AIS produserer. Det vil også skape regnskap som ikke gjenspeiler de inntekter og utgifter som skjedde i regnskapsperioden.
nøyaktighet
Når finansielle transaksjoner er mottatt i tide, må de inspiseres for nøyaktighet. Jobb kostnadsrapporter, kontanter utbetalinger og kontanter kvitteringer alle må vurderes for å sikre at beløpene oppført på papirene er nøyaktige. Gjennomgang av finansielle transaksjoner kan føre til en gjennomgang av andre regnskapsfunksjoner hvis konsekvente feil gjøres.
Hvis unøyaktig informasjon er lagt inn i AIS, må kontosammenhengene utføres for å finne feil med de finansielle transaksjonene.
Gyldighet
Å måle finansielle transaksjoner for gyldighet er et viktig skritt når du registrerer informasjon i AIS. Gyldighetskrav er oppfylt når en transaksjon er fast bestemt på å være presis, pålitelig og relevant for forretningsvirksomheten. Revisjoner fra utenfor regnskapsfirmaer fokuserer vanligvis på gyldigheten av finansiell informasjon som inngår i AIS; Registrering av ugyldig informasjon er en kritisk feil og vil bli oppført som en regnskapsmessig mangel på revisjonsrapporter.
Regnskapsmessig arbeidsflyt
Finansiell informasjon må følge de riktige trinnene for å møte kravene til aktualitet, nøyaktighet og gyldighet. Hvert regnskapskontor skal ha en arbeidsflyt for å sikre at all finansiell transaksjon kan inngås i AIS og finansielle rapporter går før regnskapsperioden avsluttes. Effektive arbeidsflyter vil også ha hvert dokument håndtert bare én gang i løpet av hver prosess, og eliminerer økt arbeid ved over-handling av finansielle transaksjoner.
Villig Bedrageri
Selv om finansielle transaksjoner kan oppfylle regnskapskravene til aktualitet, nøyaktighet og gyldighet, involverer noen bedrifter forsettlig bedrageri for å fremme den økonomiske helsen til deres selskap. AIS-programvare var ment som en datastyrt plate som er vanskelig å manipulere, men det kan fortsatt gjøres. Ved å bruke spesielle kontoer som skjuler transaksjoner, skape separate enheter for å skjule gjeld, og bruke tidligere revisorer til å designe et selskap AIS, er alle måter å opprette bedragerisk informasjon med en AIS.
