Kontorutstyr er en kostbar kostnad for enhver bedrift. Datautstyr kan bli foreldet eller utdatert veldig raskt, og for at en bedrift skal kunne produsere effektivt arbeid, er det avgjørende at arbeidstakere har datautstyr som er toppmoderne - og kostnadseffektive også. En måte for ansatte å be om nytt kontorutstyr er å skrive et forslag som forklarer behovet, elementene som trengs, formålet og fordelene.
Bestem behovet. Før du skriver et forslag til nytt kontorens datautstyr, vurder om utstyret er nødvendig og hva som trengs. Be andre ansatte til å bistå med forslaget for å bestemme alt nødvendig utstyr.
Evaluer det nåværende kontordatamaskinutstyret. Når en bedriftseier mottar et forslag til nytt utstyr, må dokumentet tydelig forklare hvorfor det aktuelle utstyret må byttes ut. Se på kostnadene ved å reparere eller oppdatere dagens utstyr, og ta med en forklaring på hvorfor dette ikke er en kostnadseffektiv løsning på problemet.
Forskning det nye utstyret. Bestem nøyaktig hva som trengs og kostnadene ved alt utstyret. Sammenlign ulike typer utstyr og se etter den beste kvalitetsavtalen til den beste prisen.
Oppgi fordelene. Lag en liste over alle gevinster selskapet vil motta ved å kjøpe det nye utstyret. Vær klar og konsis i notering av hver eneste fordel selskapet vil motta. Et eksempel på dette er hastigheten til en ny kontorskriver. Hvis dokumenter kan skrives ut raskere, vil ansatte bruke mindre tid på å vente på de trykte dokumentene.
Opprett et dekselark som angir navnet og typen forslaget. Ta med personens navn som vil lese forslaget og navnene på alle ansatte som er involvert i å skrive dokumentet.
Skriv forslaget. Begynn med en introduksjon som sier hva problemet er, løsningen og noen høydepunkter av fordelene med forslaget.Fortsett med forslagets innhold som inneholder alle detaljer angående det nye kontordatabordets kontorutstyr. Slutt med en oppsummering av forslagets høydepunkter.
