En av de vanligste oppgavene til ledere og bedriftseiere er å planlegge ansatte. Hver ansattes forhold påvirker hennes tilgjengelighet. Fylling av bemanningsbehov med en tidsplan kan være en ukentlig utfordring, spesielt når du håndterer medarbeider sykdommer, nødhjelp og ferier. Heldigvis for ledere kan det skje enklere å lage en ansattskjema ved å følge noen få enkle trinn.
Elementer du trenger
-
Regnearkprogram
-
Papir og penn eller blyant (valgfritt)
Åpne favorittregnearkprogrammet ditt, for eksempel Microsoft Works, Microsoft Office eller Open Office, og lag åtte kolonner. Merk den første kolonnen "Navn" og de resterende syv kolonnene for ukedagene. Alternativt kan du bruke en penn og papir ved å brette papiret i åtte kolonner og legge det i tre ganger tre ganger.
I den første kolonnen, oppgi navnene på de ansatte. Navnene kan listes i hvilken som helst rekkefølge, så lenge alle ansatte er inkludert. Opprett en rad for hver ansatt.
Plasser en "X" i en celle hvor en ansatt vil være utilgjengelig. For eksempel, hvis Mary ikke klarer å jobbe på onsdag, legg en "X" ved siden av navnet sitt i onsdagskolonnen. Blokkering av utilgjengelige dager vil bidra til å forme timeplanen din og forhindre at du ved et uhell skaper tidsplanskonflikter for dine ansatte.
Fyll inn rutenettet ved å skrive inn timene som skal jobbe hver dag ved siden av hver ansattes navn, med arbeidstiden for hver dag lagt til i den aktuelle kolonnen. For eksempel, hvis David vil jobbe fra 9:00 til 5:00 Mandag til fredag legger du til "9-5" ved siden av Davids navn i hver av de daglige kolonnene.
Fullfør planen din ved å se gjennom hvem du har planlagt å jobbe på hver dag, og sørg for at du har lagt til tilstrekkelig medarbeidere til å dekke alle arbeidstimer eller skift som kreves. For eksempel ville en virksomhet med tre arbeidsskift undersøke hver daglig kolonne for å være sikker på at minst en ansatt var planlagt å jobbe i løpet av hver arbeidsskift. Hvis du trenger mer enn én person per skift, juster du tidsplanen tilsvarende.
Tips
-
Hvis du ikke har et regnearkprogram, laster du ned Open Office for et gratis regneark med fullstendige funksjoner.
Mange bedrifter vurderer også sine tidsplaner for å være sikker på at ingen av deres ansatte har blitt planlagt i mer enn 40 timers arbeid hver uke.
