Det er ofte kostnadseffektivt for en arbeidsgiver å be ansatte om å kjøre egne biler når de er på jobb, i stedet for å investere i selskapsforetrukne biler. Dette pålegger imidlertid en kostnad på den ansatte. Organisasjoner betaler ofte kjørelønn for å tiltrekke seg og beholde gode arbeidere. Etter Internal Revenue Service retningslinjer for refusjon av kjøretøyets driftskostnader basert på kjørelengde, gir både arbeidsgiver og arbeidstaker betydelige skattefordeler.
Grunnleggende tilbakebetaling av kjørelengde
IRS publiserer hvert år en oppdatert standardsats for fradragsberettiget kjørelønnsfradrag. Frekvensen gjenspeiler den gjennomsnittlige kostnaden for å drive motorvogner som biler, varebiler og SUVer. Standardprisen for 2015 er for eksempel 57,5 cent per kilometer. IRS setter frekvensen på et nivå som dekker ikke bare bensin, men normale driftskostnader, inkludert forsikring, lisenser og vedlikehold. Arbeidsgivere kan spore faktiske kjøretøyutgifter, men vanligvis gjør det ikke, siden bruk av standardfrekvensen gjør ekstra rekordoppbevaring unødvendig. Standardprisen dekker ikke varer som parkering eller avgifter. Arbeidsgivere kan refundere disse kostnadene som virksomhetsutgifter, men de må håndteres som separate gjenstander.
Tillatelig forretningsreise
Arbeidsgivere kan bare betale skattemessig tilbakebetaling av kjørelønn for arbeidsrelatert kjøring. Dette betyr at en ansatt ikke kan gjøre personlige ærendringer og fortsatt kreve reisen som en forretningsutgift. For eksempel er en tur for å møte kundene fradragsberettiget, men å ta en sidetur for å gjøre et personlig innskudd er ikke. I tillegg er det ikke fradragsberettiget å kjøre mellom jobb og hjem hver dag. Noen ganger betaler arbeidsgivere kjørelengde, spesielt for lange forretningsreiser. Når dette er gjort, må arbeidstaker returnere ubrukt beløp.
Spore forretningsreiser
IRS kjørelengde refusjon dokumentasjon krav er enkle når standard rate brukes. Dette skyldes at standardprisen dekker alle normale driftskostnader, så en arbeidsgiver er ikke pålagt å holde oversikt over kostnader som gass og reparasjoner. En ansatt må gi oversikt over arbeidsrelatert reise. De holder vanligvis en kjørelengde logg og bør sende den til refusjon på en vanlig tidsplan. Hver logginngang må inkludere de første og endelige kilometertelleringene. Oppføringer må også gi en kort beskrivelse av reisens formål og destinasjon.
Refusjon og skatter
Hvis en arbeidsgiver betaler en ansatt mer enn det tillatte beløpet, er overskuddet skattepliktig kompensasjon og må gå på ansattes W-2 som sådan. Ellers er kjørelønnsfradrag en fradragsberettiget forretningsomkostning for arbeidsgiveren. Ansatt har ingen skatteforpliktelse for refusjon opp til standardrenten, og pengene blir ikke rapportert som kompensasjon på W-2. Når arbeidsgiver velger å betale et mindre beløp, kan ansatte avregne forskjellen på deres avkastning.
