Møter kan flyte uten riktig planlegging, selv med en klar hensikt og passende deltakere. Ved å bruke en agenda for å planlegge et møte, kan det hende at samlingen løper jevnt og effektivt på sentrale problemer eller emner. Planlegging fremover gir de som deltar i møtet kunnskap om hva de kan forvente, tid til å forberede, og gir en ordre der ting skal diskuteres. En annen grunn til at agendaer er populære er at de sparer alle tid.
Hva er en agenda?
Enkelt sagt, en agenda er en liste eller en plan. Denne listen inneholder emner og problemer eller problemer som vil bli diskutert under et møte. Det finnes en rekke agendaformater; Formålet med og type møtet vil avgjøre hvilket agendaformat som skal brukes. Typer av dagsordener som vanligvis brukes, er uformelle, formelle, prioritert og tidsbestemt. Å være kjent med hver dagsformat vil tillate deg å velge riktig type for dine behov.
Uformell og formell
En uformell agenda refererer i utgangspunktet til en uformell liste over ting som vil bli diskutert under et møte og ofte kastet sammen i siste øyeblikk. En formell agenda følger mer av et format. Dette formatet inneholder typen møte, lister møtelederen og lister alle deltakerne. Dagsorden følger da en bestemt ordre: Ring til ordre, ringer, minutter fra siste møte, åpne problemer, ny virksomhet og avbrudd.
Prioriterte og tidsbestemte
Prioriterte dagsorden følger et prioritetssystem. Elementer er gitt en ordre i henhold til oppfattet betydning for gruppen. Emnene blir deretter diskutert i denne rekkefølgen. Timed agendaer refererer til å bruke en angitt tidslinje for møtet - vanligvis er en tidsbehandler tildelt for å holde seg på oppgaven. I dette formatet vil agendaen bli satt opp i tidsintervaller. For eksempel 9: 30-9: 35: sosialisering / oppvarming, 9: 35-9: 40: Gjennomgå formål og ønsket utfall, 9: 40-9: 50: Se gjennom minutter fra siste møte.
Bunnlinjen
Ikke nøl med å be om innspill fra andre deltakere når du bygger en agenda. Deltakerne kan gi verdifull innsikt om hvilke emner eller saker som skal diskuteres. Å ha de riktige deltakerne er nøkkelen til et godt planlagt og vellykket møte. Alle dagsordener bør inneholde formålet med økten; ha klare ønskede resultater klassifiser agenda emner som enten informasjonsdeling eller informasjon behandling; og avslutt med et emneoppslag og en diskusjon om neste trinn.
