Det er en rekke egenskaper til effektiv forretningsrapportskriving. For eksempel bør ledere skissere rapportene sine på forhånd, slik at de inneholder all nødvendig informasjon. I tillegg bør ledere forklare spesielle vilkår eller ord som ligger utenfor den typiske leserens kunnskapsbase. Imidlertid har fem viktige egenskaper en tendens til å understreke de mest effektive forretningsrapporteringene.
fullstendighet
Rapporter må være komplett i det de prøver å formidle. Den beste måten å sikre fullstendig rapportskriving på er å sørge for at du dekker alle dine mål. For eksempel kan målene for en markedsundersøkelsesrapport være å fastslå kundetilfredshet med produkter, priser og kundeservice. I tillegg kan målet ditt være å finne ut hvorfor enkelte kunder har sluttet å kjøpe dine produkter eller tjenester. Strukturen i en typisk forretningsrapport inneholder en introduksjon, kropp og konklusjon. Du bør også inkludere et sammendrag for ledere eller kolleger som bare har tid til å skanne resultatene av rapporten. Bruk punktposter i sammendraget, og merk kun de viktigste poengene eller funnene.
nøyaktighet
Dine rapporter skal alltid være nøyaktige når du oppgir fakta eller figurer. For eksempel kan markedsførere ønske å sprenge finansiell informasjon i sine rapporter. Finansansvarlig kan gi markedsføringsforsker sjef med kvartalsvise salgs- og resultatstall i to forskjellige år. Det er opp til markedsføringsforskningsansvarlig å rapportere disse salgene og overskuddene nøyaktig når de inkluderes i en rapport. Tilsvarende må du sikkerhetskopiere noen av dine uttalelser med referanser. Derfor må du sørge for at du forstår en annen forfatters uttalelser fullt ut før du gjør noen referanser til dem.
Bruke enkelt språk
Meldingen i rapporten skal være enkel, ifølge nettsiden Entrepreneur. Du bør skrive rapportene dine som om du adresserer noen med en videregående opplæring. Bruk enkle ord og forklaringer for abstrakte ideer eller emner. En leder bør også unngå å bruke tekniske termer når han adresserer publikum fra utenfor hennes felt. For eksempel bør markedsforsknings yrker bruke ord som "multiple choice" og "fill-in-the-blank" i stedet for markedsføringsforskningsbetingelser "åpen og slutt". Også, hold setningene korte og til poenget.
Korrigere stavemåte, tegnsetting og verbetid
Det er rett og slett ingen unnskyldning for doling ut rapporter med stavemåte eller grammatiske feil. Kjør alltid rapportene dine gjennom stavekontrollen på datamaskinen din. Har noen andre korrekturlest rapporten for mulige grammatiske feil eller bruk av feil verbtider. Pass på at du inkluderer kommaer, perioder, spørsmålstegn og utropstegn på de riktige stedene i alle rapportene.
Bruk en aktiv stemme
Aktiv stemme lar deg skrive med autoritet i rapportene dine, i motsetning til passiv stemme. Bruk ord eller uttrykk som henrettet, administrert og undersøkt i stedet for sine passive kolleger: utførelse, styring og oppmåling. Bruk ord som slutter "ed", da de representerer en mer aktiv stemme.
