En prestasjonsrapport beskriver målene som ble møtt innen en bestemt tidsperiode. For små bedrifter kan dette være spesielt nyttig for å spore suksesser, sikre lønnsomhet og forbedre prosesser og prosedyrer. Det er også en fin måte å kommunisere dine prestasjoner til styremedlemmer, investorer og kunder.
Forbereder å skrive en rapport om utførelse
Utførelsesrapporter krever mye informasjonsinnsamling og prep-arbeid. Det er viktig å ha de nødvendige dataene til hånden før du begynner. Hvis du vet at du skal skrive en gjennomføringsrapport for det neste regnskapsåret, kan du for eksempel begynne å logge alle store resultater når de skjer i en journal. På den måten, når det kommer tid til å skrive rapporten, har du mye ferdigstillat arbeid ferdig.
Det er også en god idé å klart definere publikum for rapporten. For eksempel vil rapporten bli sendt til styremedlemmer for din småbedrift, eller vil den bare bli brukt internt for ansatte? Vil du frigjøre din prestasjonsrapport til offentligheten eller vil den bare være for investorer og venturekapitalister? Ved å svare på disse typer spørsmål, kan du bestemme hvilken informasjon som skal inkluderes. Hvis du vil gjøre resultatrapporten offentlig, kan du ønske å avstå fra å inkludere proprietær eller konfidensiell informasjon i rapporten.
Bestem tidsrammen for rapporten din. Noen organisasjoner slipper en prestasjonsrapport hvert finans- eller kalenderår, mens andre foretrekker å gjøre det kvartalsvis eller to ganger. Ved å ha en tidsramme i tankene, vet du når du skal starte opptaksprosesser.
Informasjon som skal inkluderes
Målet med en prestasjonsrapport er å vise leseren hva virksomheten din har oppnådd innen en gitt tidsperiode. Start med en kort oppsummering som gir et fugleperspektiv av bedriftens ytelse og gir en oversikt over hva som finnes i rapporten. Fortellingsrapportstrukturen bør inneholde mål som organisasjonen din har bestemt seg for, hvordan de ble oppnådd, konkrete suksessmålinger, utfordringer virksomheten din opplevde, spesifikke endringer organisasjonen din har gjort i din bransje og din forretningsverdi som helhet. Inkludert forretningssyn og oppgaveoppgavene er også en fin måte å fortelle leseren hva organisasjonen handler om.
Sørg for å inkludere eksempler på betydelig gjennomføring gjennom hele rapporten, så spesifikk som mulig. For eksempel, hvis et av dine viktigste forretningsmål var å registrere deg på 25 nye kundekontoer, og du oppnådde dette målet ved å logge på 30, kan du detaljere hvordan du gjorde dette. Ikke bare oppnådde du målet ditt, men du overgikk det ved å endre salgsstrategien, ansette på en ny markedsføringsdirektør og utvikle en stramt salgstratt. Dette viser ikke bare leseren at du har møtt dine mål, men forteller dem mer om verdien din organisasjon bringer til bedriftslandskapet. Ved å spesifisere detaljene presenterer du strategien bak handlingene.
Slik formaterer du en rapport om utførelse
I stedet for å skrive flere sider med tette avsnitt, som kan være vanskelig å absorbere, er det best å variere formateringen av rapporten. Ta med bilder av virksomheten din og dine ansatte som bidro til å nå dine mål. Opprett infographics som engasjerer leseren og fortell en historie om prestasjonene. Bruk desktop publishing programvare til å lage et polert og formelt dokument som inviterer leseren til å engasjere seg med alt innholdet. Pass på at du bruker en kombinasjon av stykkform og punktpunkter, samt en rekke overskrifter for å organisere rapporten.
