Du har sannsynligvis ingen problemer med å forestille seg dette scenariet: Du mottar en invitasjon til en prestisjetunge konferanse hvor du vil ha mange muligheter til nettverk og utvide bedriftens virksomhet. Men du møter nå hindringen i å overtale sjefen din til å tillate deg å delta. Å rettferdiggjøre utgifter kan indusere stønn av dysterhet, men organisering og forberedelse vil hjelpe deg med å oppnå målet ditt.
Utkast et overbevisende argument som overbeviser dine overordnede om nødvendigheten av den aktuelle utgiften. Overtale sjefene dine at du må bruke pengene på dette bestemte objektet eller tjenesten. Bevis at denne utgiften vil føre til høy avkastning på investeringen. Presenter så mye dokumentasjon som mulig for å få poenget ditt på tvers.
Beregn den nøyaktige kostnaden for denne utgiften, og oppgi summen til sjefene dine. Beregningene dine vil stille seg godt og vise at du har vurdert dette fullt og ikke planlegger å kaste bort penger. Å presentere den forventede kostnaden for bekostning kan også lindre frykt for at det planlagte utlegget vil være opprørende. Hvis du også kan bestemme bekostning av ikke å bruke pengene på elementet eller tjenesten, produserer du også disse tallene for å kjøre hjem poenget ditt.
Fyll ut alle kostnadsskjemaer per instruksjon. De fleste organisasjoner har et formelt system for innlevering av kostnadsbegrensninger. Regnskapsavdelingen vil sannsynligvis kreve at du fyller ut et skjema som begrunner kjøpesummen. Husk ikke å overse noen felter på dokumentet, fordi glemmer å inkludere en detalj kan føre til problemer for deg senere.
Send dokumentasjon av alt relatert til utgiften. Ledere vil se nøyaktig hvor pengene går; ved å gi en papirspor, vil du hjelpe dem å forstå hvorfor du trengte å kjøpe denne aktuelle varen eller tjenesten. Inkluder hvert kvittering eller dokument som er relevant for bekostning slik at ingen kan anklage deg for misbruk.
