Uansett hvor hardt du prøver å unngå dem, kommer kommunikasjonsbarrierer opp mellom ansatte, ledere og kunder. Kommunikasjonsfeil kan forårsake unødvendige forsinkelser, frustrasjon og potensielt tapt virksomhet. Den gode nyheten er at det finnes måter å overvinne hindringer for kommunikasjon for å holde virksomheten i gang.
Hva er kommunikasjonsbarrierer i virksomheten?
Kommunikasjonsbarrierer finnes overalt i virksomheten, fra topp til mellomledelse til eksterne forhold. Kommunikasjonsbrudd forekommer organisatorisk, for eksempel når gruppemedlemmer er isolert, eller individuelt, når en person misinterpreterer eller ignorerer hva en annen sier. De kan oppstå av for mange distraksjoner på jobben eller ikke nok klarhet om et prosjekt. Noen få eksempler på felles kommunikasjonsbarrierer du ser i din virksomhet er:
- Distraksjon. Hvis du ikke er til stede i en samtale, vil det sannsynligvis føre til feilkommunikasjon. Enten fra flere forstyrrelser, multitasking eller rushing til ditt neste møte, blir distrahert, er en kommunikasjonsbarriere som kan forårsake mange problemer. Det er også en som er lett å rette opp hvis du lærer å fokusere og være tilstede i øyeblikket.
- Dårlig ledelse. Når ansatte ikke liker sine ledere eller ikke føler at de kan snakke åpent for dem, lukkes kommunikasjonskanaler raskt. Ledere som ikke gir tilbakemelding, ikke hører på problemer, kan ikke snakke åpent om relevant bedriftsvirksomhet eller vil ikke stille spørsmål om deres ansatte, skape hindringer for kommunikasjon som ikke trenger å eksistere.
- Mangel på samtale. Selvfølgelig er den beste måten å kommunisere på å ha en samtale. I disse dager er det imidlertid mer sannsynlig at folk får tekst eller e-post når de har et problem å diskutere. Denne typen ensidig samtale fører ofte til unødvendige misforståelser og frustrasjon, og kan være spild av tid. Et problem som kan håndteres i en direkte, 15-minutters ansikt-til-ansikt-snakk, blir i stedet en dagslang engstelsesfremkallende utveksling av ord som ikke har noen oppløsning.
- Fysiske barrierer. Når ledelsen isolerer seg på en annen etasje i bygningen fra resten av arbeidsstyrken eller arbeidsgrupper blir tildelt kontorer, oppstår fysiske barrierer som fører til dårlig kommunikasjon.
- Personlighet forskjeller. Sjansen er at du har flere typer personligheter som flyter rundt din bedrift. Det er også en god sjanse for at noen av disse personene bare ikke mesh og har forskjellige kommunikasjonsstiler, noe som fører til misforståelser, stereotyping og stillhet.
- Manglende klarhet. Når det handler om interessenter, kunder og ansatte, er det viktig å ha klare selskapspolitikker. Ikke gjør det ofte skaper forvirring og frustrasjon som fører til at folk ikke vil gjøre forretninger med deg.
Hvis du tar litt tid å vurdere arbeidsplassen din for å lære hvordan folk kommuniserer, finner du sannsynligvis disse og andre vanlige eksempler på kommunikasjonsbarrierer. Noen kan løses raskere enn andre, men alle krever villig deltakelse og gode kommunikasjonsevner fra teamet ditt.
Kommunikasjonsbarrierer Eksempler
Ikke alle hindringer for kommunikasjon er åpenbare. Det kan virke som om du snakker og er produktiv, men det er ikke før du skjønner at ingenting faktisk er oppnådd. Slik kan et lagmøte med en leder bli riddled med kommunikasjonsbarrierer:
Teamet møtes kl 10:00 med lederen for å gå over en kommende nettverksbegivenhet. Teammedlemmer kommer raskt, men lederen har en telefonsamtale. Alle sitter sulten i rommet, uten å vite når samtalen slutter og når møtet faktisk vil starte.
Ti minutter senere fokuserer lederen sin oppmerksomhet på folket i rommet og ber om en agenda for møtet. Ingen har en, så noen krypterer for å skrive en. Mens du gjør det, blir lederen distrahert av en annen telefonsamtale, en som krever at han forlater kontoret om 15 minutter for å møte noen utenfor stedet. Det resulterer i et rushed møte der folk ikke stiller mange spørsmål fordi de ønsker å dekke så mye materiale som mulig i den nåværende tiden som er tilgjengelig.
Når møtet er over, og alle er tilbake på sine kontorer, kan laget innse noen ting: De dekker ikke noen viktige ting som trengte å bli diskutert, de følte rushed og ignorert av sjefen mens de prøvde å diskutere hva de dekket og de er ikke lenger sammen i planleggingen av den kommende nettverkshendelsen enn de var før møtet. Barrierer for kommunikasjon resulterte i sløsing med tid og mangel på produktivitet for alle involverte.
Andre kommunikasjonsbarrierer er blatant, som medarbeider som mangler oppdragsfristen uten å gi deg en grunn eller lederen som melder ut og spiller med telefonen hver gang du prøver å få en samtale. Det kan være organisatorisk byråkrati som hindrer nye ideer fra å komme til virkelighet, eller mangelen på intraoffice sosialisering blant arbeidstakere på ulike nivåer i virksomheten.
Eksterne kommunikasjonsproblemer
Hvis du er i en bedrift som serverer kunder, er ekstern kommunikasjon like viktig. For eksempel, hvis du ikke klart annonserer hvor lenge salgsprisene er i kraft, kan du ende opp med irate kunder som insisterer at de betaler bare hva salgsprisen er en måned senere. Hvis du gir kundeserviceinformasjon på nettstedet ditt, men ingen direkte måte å kontakte kundeserviceavdelingen din, kan du ende opp med offentlige klager på dine sosiale mediesider i stedet for en klage som kunne ha blitt håndtert raskt og privat.
Uansett om hindringene for kommunikasjon er åpenbare eller subtile, gjør de ingenting for å hjelpe en bedrift til å lykkes. Faktisk kan de ende opp med å forårsake mye flere problemer enn du forventer.
Nedfell av kommunikasjonsbarrierer
Du kan kanskje tro at du ikke trenger å bruke tid på å jobbe med kommunikasjon i virksomheten din, men det er mange konsekvenser å ignorere kommunikasjonsproblemer. Barrierer for kommunikasjon fører til frustrert ansatte og klienter som ikke føler at de blir hørt. Når det skjer, blir personalet mindre motivert, noe som fører til mangel på produktivitet, kreativitet og innovasjon. Manglende effektiv kommunikasjon med kunder og kunder kan til og med føre til tapte forretninger.
Hvis ansatte ikke føler at det de sier betyr eller har noen innflytelse, kan de slutte å snakke helt og ikke kommunisere når noe er galt eller når en frist kommer til å bli savnet. Dette resulterer i ineffektivitet, feil og en bedriftskultur som oppmuntrer til isolasjon i stedet for samarbeid.
Når folk ikke føler at de har åpne kanaler for å kommunisere, slår mange ned og går bare gjennom bevegelsene på jobben. Dette er sannsynligvis ikke det du vil skje i firmaet ditt, og derfor er det nødvendig å prioritere god kommunikasjon blant dine ansatte og eksternt med kunder, leverandører og kunder.
Hvordan overvinne kommunikasjonsbarrierer
Den beste måten å overvinne kommunikasjonsbarrierer er å forhindre dem i utgangspunktet. Dette gjøres ved å sette en klart definert politikk for virksomheten din som oppfordrer til kommunikasjon. Det kan være like enkelt som å sette inn et kort morgenmøte for å løse problemer og prosjekter eller et mer komplekst hierarki som angir hvem du skal snakke med når et problem oppstår. På den måten vet alle at de har en sjanse til å bli hørt.
Denne kommunikasjonspolitikken skal skrives og vurderes med alle nye ansettelser, samt regelmessig gjennomgått og oppdatert for å gjenspeile dagens teknologi og selskapspraksis. Om nødvendig kan trening i kommunikasjonsferdigheter og dine spesifikke kommunikasjonspolitikker være nyttig, spesielt for de som ikke er de beste kommunikatørene.
Selv når folk vet at de har et uttak for å bli hørt, er det fortsatt viktig for ansatte å delta aktivt i å forbedre kommunikasjonen i hele selskapet. Oppfordre dine ansatte til å:
- Snakk personlig. Når det er mulig, ha en samtale i person. På den måten er det ingen forvirring om tone eller mening. Hvis det er, kan det umiddelbart behandles, eliminere frustrasjoner og feilkommunikasjon. Oppfordre personalet til å hente telefonen og snakke om de ikke kan møte personlig, spesielt hvis problemet er komplisert. Bruk bare e-post og tekst når det er en siste utvei eller et raskt spørsmål.
- Begrens distraksjoner. Samtaler krever både snakk og lytting. Pass på at du virkelig lytter ved å begrense avbrudd, sette ned telefonen og fokusere på hva den andre personen sier. Dette vil bidra til å overvinne kommunikasjonsbarrierer og få den andre personen til å føle seg hørt og verdsatt. Distraksjoner bør begrenses enten personlig eller på telefon.
- Ha en åpen dørpolitikk. Oppfordre en åpen dørpolitikk slik at folk vet at de kan snakke med ledere eller andre lag når som helst de trenger. Denne policyen bør omfatte interessenter og klienter, som skal føle at de kan nå en passende person hos bedriften din når som helst de har et problem eller en bekymring.
- Lag sosiale muligheter. Folk er mer sannsynlig å engasjere seg med folk de kjenner. Å skape sosiale muligheter i bedriften din og nettverkshendelser for eksterne kunder kan hjelpe folk til å bli kjent med hverandre og åpne kommunikasjonslinjer. Når folk har møtt og hadde en samtale, vil de sannsynligvis føle seg mer komfortable å snakke i fremtiden.
- Hold det enkelt. En annen felles hindring for kommunikasjon prøver å gi et godt inntrykk. Vær deg selv. Ditch jargong eller formelt ordforråd i bytte for personlige historier og klart, konsistent språk. Vær vennlig, varm og ekte. Hvis det er et faglig forhold, opprettholde grensene dine mens du fortsatt er følsom overfor problemet ved hånden.
- Vær bekreftet. Det er viktig å anerkjenne andres erfaringer og svare på det. Se etter kroppsspråk og følelser, samt lytt til ordene som utveksles. Vær respektfull med informasjonen du mottar og eventuelle følelser som oppstår. Still spørsmål, vær positivt og gi nyttig og støttende tilbakemelding når du kan.
- Vurder kultur. Vær oppmerksom på uttrykk, bevegelser og religiøse og politiske overbevisninger forbundet med forskjellige kulturer mens du snakker slik at meldingen din ikke er misforstått. Det er også viktig å kontrollere all generaliseringer og stereotyper om kulturelle grupper før du hopper til konklusjoner. Hvordan folk tenker, reagerer og ser verden kan variere mye på grunn av kulturen.
- Prioritere. Fokuser på bare informasjonen du vil formidle i stedet for å lage en informasjonsdump. For mye informasjon på en gang kan føre til at lytteren blir overveldet, noe som resulterer i passivitet. Ved å presentere kun relevant informasjon, kommuniserer du tydeligere hva som er viktig og hva mottakeren trenger å gjøre.
- Korrigere kroppsspråket ditt. Kommunikasjon kommer ikke bare fra ord. Det kommer også fra kroppen din. Hvordan du sitter og beveger deg når du snakker med noen, sier ofte mye mer enn noen ord kan gjøre. Å gjøre øyekontakt og bruke egnede ikke-verbale bevegelser går langt. Unngå å se irritert, stresset eller distrahert for å hindre at noen ønsker å snakke med deg.
Med noen klart definerte retningslinjer, opplæring og praksis, kan du hindre kommunikasjonsbarrierer fra å redusere virksomheten din, noe som vil øke effektiviteten.
