En policy og prosedyrer manual er et skriftlig dokument som beskriver reglene i en organisasjon og de spesifikke måtene det skal kjøres. Dette dekker alt fra organisasjonens generelle utsikt til detaljene om hvordan man behandler innkommende post. Noen grunnleggende ideer for en policy og prosedyrer manual vil gjøre en manuell mer nyttig for ansatte.
Samle tilbakemelding fra avdelinger
Før du skriver en formell håndbok for en organisasjon, bør du motta tilbakemelding fra alle de ulike avdelingene om deres policy og prosedyre. Selv om det ikke er en formell politikk og prosedyrerhåndbok, har avdelingene sannsynligvis sin egen uformelle politikk, notater og spredte guidebøker. En policy og prosedyrerhåndbok, med mindre det skrives for en ny bedrift eller organisasjon, bør ta hensyn til hvordan avdelingen allerede er i gang. Innføring av helt ny politikk og prosedyrer kan potensielt redusere produksjoner på grunn av læringskurven. I stedet tenk på policy- og prosedyrhåndboken som et sted å konsolidere alle de uformelle retningslinjene og prosedyrene til ett sted for å unngå forvirring.
Dette er imidlertid ikke en absolutt regel. En av fordelene ved å skrive en policy og prosedyrhåndbok er at den gir deg en sjanse til å vurdere effektiviteten av en organisasjons arbeid. Når du skriver håndboken, snakk med ledere og ansatte i de ulike avdelingene for å se om noen av retningslinjene og prosedyrene de jobber med, er besværlige, vanskelige eller inkonsekvente. I så fall kan du ønske å holde et møte for å diskutere mer effektive måter å jobbe på før du fullfører håndboken.
Skille mellom policy og prosedyre
Retningslinjer inkluderer generelle regler som beskriver hva som kan eller ikke kan gjøres, og dette varierer fra filosofisk til bestemt. For eksempel kan en policy være "vi er miljøvennlige" eller "sende inn alle opptaksprosessene til Institutt for opptak." Prosedyrene beskriver trinnvise prosesser for å gjennomføre en policy. Når du oppretter en policy og prosedyrerhåndbok, skiller du mellom de to ved å lage policyens overskrifter og prosedyrene for hver underposisjon eller lister under politikk. Dette vil tillate at manuell raskt navigeres av ansatte som ønsker å finne spesifikk informasjon om hvordan en policy skal utføres.
Vær klar og spesifikk
Når du skriver en policy og prosedyrerhåndbok, må du ofte gjennomgå arbeidet ditt for å kutte ut noe jargong, komplekse setninger og vage instruksjoner. Prøv å holde setninger til 15 ord eller mindre. Unngå løp eller setninger som kan tolkes på mer enn én måte. I stedet for å gi instruksjoner som "behandle alle fakturaer og sende et skjema til lederen", beskriv prosedyrene for behandling av fakturaene og gi navnet til den spesifikke skjemaet for å sende til sjefen.
Du kan ønske at en eller flere ansatte gjennomgår retningslinjene for veiledning og prosedyrer for å sjekke om deler som de har problemer med å forstå.
Gjennomgå og oppdater regelmessig
En policy og prosedyrer manual er et levende dokument. For å holde det nyttig, gjennomgå og oppdater det regelmessig om nødvendig. Hold et møte en gang i året for å se om det må gjøres endringer i retningslinjene og prosedyrene. Dette inkluderer nye måter å gjøre arbeid på, omformulere vanskelige eller forvirrende avsnitt og brainstorming måter å gjøre håndboken mer nyttig, for eksempel ved å legge til mer informasjon eller fargekoding forskjellige kapitler.
Unngå å legge inn tidssensitiv informasjon som navn på kontakter, enkeltpersoners telefonnumre og webadresser i retningslinjene. I stedet for å referere til bestemte personer eller titler i håndboken, se avdelingsnavn. Dette vil bidra til å sikre at policy- og prosedyrhåndboken forblir relevant lenger.
