Skrive forretningsbrev kan være vanskelig. Du setter deg ned for å dash av et raskt brev og boom, du er stumped rett i hilsen. Å skrive til en person har nok problemer hvis du ikke kjenner personens navn eller kjønn. Når du legger til noen få personer, sprer spørsmålene seg. Hvor mange skriver du til? To, tre eller en mengde? Kjenner du dem etter navn? Er de dine nærmeste venner, eller forbannere? Heldigvis er det regler og retningslinjer for alle disse situasjonene.
Skriver til to eller tre
Hvis du skriver til to eller tre, er det et enkelt svar: Skriv bare ut navnene sine. Hvis du kjenner dem godt og er på fornavn, kan du bruke deres fornavn, for eksempel "Kjære Will, Kiersten og Pat."
Hvis du ikke kjenner dem godt, eller er du usikker på om fornavn ville være hensiktsmessig, bruk mer formalitet: "Kjære Mr. Sothers, Ms Thompson og Ms Crump." Vanligvis vil du ikke bli ugyldig for å være for formell, men øyenbrynene vil stige hvis du er for uformell.
Skrive til en gruppe
Når du skriver til mer enn tre personer, ser ut stavemåte ut besværlig. Folk har en tendens til å føle at de bare er en av en lang liste. Bedre å bruke en gruppevilkår som "Kjære team" eller "Kjære kollegaer." Det er morsomt hvordan staving ut en gruppes navn kan få dem til å føle seg som en av en mengde, men "Kjære Team" får dem til å føle at de tilhører gruppen; de er en del av laget. "Kjære kollegaer," sier du anser dem verdige til å være kollega, likeverdig og verdsatt deltaker.
Ikke bruk "Kjære kollegaer" når du skriver til folk som er eldre for deg. Teknisk er de dine overordnede, ikke dine kolleger. Men hvis de er på laget, så vil "Kjære Team" fungere godt.
Hvordan navngi navn
Skriv til folk etter navn hvis det er mulig. For eksempel, hvis flere har skrevet til deg om et emne, og du vil skrive tilbake, må du forsøke å finne og bruke navnene sine. Hvis du søker på en jobb, eller er du i en annen situasjon der du ønsker å imponere noen, kan du finne ut av deres navn, og du vil gjøre ekstra innsats i jobben din også hvis du er ansatt. Kjenner du noen hos firmaet som kan finne ut navnene på personellpersonalet involvert?
En annen ide er å gå på organisasjonens nettside og se om instituttets direktør eller leder er oppført. Hvis det er det eneste navnet du ser, kan du adressere brevet som: "Kjære Mr. Burns and Colleagues" eller "Kjære Mr. Burns og medlemmer av utvalgskomiteen." Hvis du ikke finner bestemte navn, vil det være bra å skrive "Kjære medlemmer av utvalgskomiteen". Mens du kan skrive, "Kjære utvalgskomité," legger du til "medlemmer av", gir det et spesielt preg. "Medlemmer" bekrefter at du ser dem som enkeltpersoner, ikke bare som en stor anonym komité.
Komme rundt kjønn
Med navn som John, Maryann, Wayne og Daisy, er det lett å fortelle deres kjønn. Andre navn kan holde deg gjett, som Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew og Alex. Noen ganger gir stavemåten dem bort. For eksempel er Adrian vanligvis en mann, mens Adrienne er en kvinne. Men navn utfordrer vanlige stavelsesregler, så hvis du ikke vet, ikke anta.
Hvis noen du kjenner, kan kjenne personen i spørsmålet, kan du kanskje finne ut. Sjekk også nettsiden for å se om personen er skrevet om og er referert til som han eller hun. Et generelt internetsøk for navnet kan gi svar også. Hvis alt som ikke svarer på kjønnsspørsmålet, er det akseptabelt å skrive "Kjære Chris Trainor."
Til hvem eller ikke
Mens "til hvem det kan bekymre" høres stivt og veldig formelt, er det fortsatt en akseptert hilsen som skal brukes når du ikke har noen anelse om hvem du skriver.
På den annen side er "Kjære Sirs" utdatert. Det er en grammatikkfelle som er en gjenværende fra dagene da virksomheten var en manns domene. "Kjære Sirs" er upassende i dag da brevet ditt kunne godt mottas av en kvinne. "Kjære Sirs eller Madams" anerkjenner i det minste at en kvinne kan være en mottaker, men det lyder fortsatt gammeldags. Først og fremst blir ingen adressert som herre eller fru lenger, unntatt kanskje av butler eller sjåfør. Hvis du ikke har navn og ikke har noen ide om sitt kjønn, kan du prøve noe annerledes, for eksempel "Hilsen" eller "Hei". Disse lydene er vennlige og er kjønnsmessige.
Manners Matter i e-post, også
I alle de mest formelle tilfeller er det akseptabelt å sende et brev i stedet for å sende brevet. Mange jobbposter foreslår et svar på e-post. E-post er en mer avslappet form for kommunikasjon, men som i et følgebrev gjelder regler for grammatikk og etikett fortsatt. Feil og feilstavinger vil bli lagt merke til, og du vil bli dømt av dem.
De samme retningslinjene gjelder når du skriver til to eller tre personer eller en gruppe. Når du sender en e-post, er det imidlertid viktig å sette e-postadressene i "bcc" -feltet i stedet for feltet "Til". Mange mennesker vil ikke at e-postadressene blir offentlige kunnskaper, spesielt når det er så enkelt å sende en e-post med alles kontaktinformasjon i vanlig synsfelt. "bcc", som står for "blind carbon copy", betyr at du kan se adressen, men de andre mottakerne kan ikke.
