Skrive en detaljert prosjekthåndteringsplan eller prosess innebærer dokumentasjon av trinnene og oppgavene som kreves for å opprette et produkt eller en tjeneste. Handlingsplanen skal beskrive hele prosjektet med alle faser, fra og med igangsetting og fortsette gjennom overvåking, gjennomføring, kontroll og nedleggelse, anbefaler prosjektledelsen. Ta med en oversikt og detaljer om omfang, tidsplan, kostnader og kvalitet. Du bør også oppgi prosjektgruppemedlemmer, kommunikasjonsstrategi, risiko, kjøpsprosesser og teknikker for å håndtere endring.
Bruke en mal
Selv om du kan lage ditt eget format, er det ofte lettere å starte med en eksisterende design. Last ned en mal fra et nettsted som Microsoft Office, PM Docs eller PM Links. Bruke en mal sikrer at du dekker alle de nødvendige emnene og opprettholder konsistens med hvert prosjekt. I tillegg minner en mal deg om å identifisere de som vil godkjenne planen din, tildele midler og gi ressurser.
Oversiktoversikten er brukt til å beskrive situasjonen. For eksempel, opplist forretningsbetingelsene som utløste behovet for prosjektet. Dette kan inkludere kunde tilbakemelding, konkurrent planer eller investor krav. Opprett seksjoner for omfang, tidsplan og budsjett. Disse seksjonene gir spesifikasjoner om produktet eller tjenesten du planlegger å opprette, prosjektmiljøer, hvor mange personer du trenger for å jobbe med prosjektet og budsjettbegrensningene. Lag en seksjon som beskriver kvalitetsstyringsprosessen din, og inkluderer en kvalitetssikringsstrategi og kvalitetssikringsinitiativer. Ved å dokumentere prosessen du planlegger å følge, forteller du alle gruppemedlemmene hva de trenger å gjøre for å oppnå prosjektets mål og mål.
detaljer
Liste prosjektmedlemmer, deres roller og ansvar, og tidsforpliktelser i støtteavdelinger. I tillegg beskrive kommunikasjonsstrategien som vil bli fulgt, for eksempel å fullføre ukentlige statusrapporter og løpende månedlige møter. For eksempel kan du inkludere et bord som viser hva du vil at hvert lagmedlem skal jobbe med. Inkluder oppgaven i den første kolonnen og dokument statusen i den andre kolonnen, for eksempel ikke startet, pågår, fullført eller forsinket. Legg til plass til en ekstra kommentar i en tredje kolonne.
Prosess
Til slutt skal du beskrive planer for å håndtere eventuelle mulige farer, som for eksempel forsinkelser i leverandøren eller ytterligere interessentkrav. Definer innkjøpsprosesser og listeteknikker for å håndtere endring, inkludert hvem som skal godkjenne tilpasninger til planen.
Godkjenning
Når planen er ferdig, vurder detaljene med prosjektgruppen. Innlemme tilbakemelding før du distribuerer det til dine interessenter for godkjenning. Etter at planen er godkjent, begynn å jobbe deg gjennom trinnene. Hold lagmedlemmer informert om fremdriften, etter fremgangsmåten i kommunikasjonsstrategien din. Som arbeidet fortsetter, vurder din innsats, slik at du kan innlemme teknikker du lærer inn i ditt neste prosjekt.
