Regnskap er viktig for virksomheten som en måte å dokumentere økonomisk aktivitet på og lære av tallene. Din virksomhet trenger grunnleggende regnskap for å rapportere inntekt på skatteformularer og holde oversikt over midler som strømmer inn og ut av bankkontoen din. Men regnskapsinformasjon gir også verdifull innsikt i operasjoner, og viser trender og muligheter som kan bidra til å gjøre bedriften mer lønnsom. Skatterapporteringsbyråer krever at du holder bøker på et minimumsnivå som sporer inntekter og utgifter. Men hvis du har stasjonen og interessen, kan du ta regnskapsprosessene til et helt annet nivå, og bruke dem til å skape en smartere og mer økonomisk livsfarlig virksomhet.
Typer av regnskapsfirmaer trenger
Sporing inntekter og utgifter: Din virksomhet er nødvendig for å fylle ut skjemaer basert på både brutto inntekt og nettoinntekt. Statlige og lokale avgifter er beregnet som en prosentandel av omsetningen. By, stat og føderal inntektsskatt er basert på nettoresultatet etter å ha trukket fradragsberettigede kostnader fra bruttoinntekter. For å beregne disse beløpene riktig må virksomheten din spore og telle brutto kvitteringer som grunnlag for inntektsnumre, og legge opp alle utgifter som grunnlag for forretningsavdrag. Når du rapporterer bruttoinntekter, må du slå inn inntektene dine i kategorier som grossist og detaljhandel. Når du beregner nettoresultatet for inntektsskatt, må du dele utgifter i kategorier også, for eksempel materialer, lønn, leie, verktøy og bilutgifter.
Lønnsregnskap: I tillegg til å beregne hvor mye du skal betale hver ansatt basert på lønn og arbeidstid, må din virksomhet også holde tilbake og betale de sosiale sikkerhets-, Medicare- og inntektsskattene dine ansatte skylder, sammen med tilsvarende arbeidsgiveravgift for Social Security og Medicare. Du må også betale arbeidsledighetsforsikring og industrisikring i statens midler, basert på hvor mye dine ansatte jobber og hvor mye de tjener. Din virksomhet vil trenge et omfattende og oppdatert lønnsregnskapssystem for å holde oversikt over disse tallene og å betale alle lønnsskatt og arkivere alle lønnsskattrapporter når de forfaller.
Kontantstrømregnskap: Din regnskapssystem bør også inkludere verktøy for å spore tilgjengeligheten og behovet for kontanter. Hvis du bruker et kontobasert regnskapssystem, vil dine ukentlige og månedlige tall gi deg en rimelig god ide om hvor mye du har kommet inn og ut. Hvis du bruker periodiseringssystemet for regnskap, kan du registrere et salg som omsetning før du faktisk har blitt betalt for det, så du trenger en annen måte å overvåke tilgjengeligheten av kontanter. Uansett om du bruker et kontanter eller periodiseringssystem, kan kontantstrømmen din heller ikke direkte korrelere med dine rapporterte inntekter og utgifter hvis du betaler tilbake lån, eller hvis du avskriver utstyr som du allerede har kjøpt.
Balanser: En balanse er et øyeblikksbilde av ditt økonomiske bilde på et bestemt tidspunkt. Den inneholder informasjon om hva du eier og hva du skylder. Din liste over eiendeler vil inkludere kontanter i banken, utstyr du har kjøpt minus beløpet den har avskrevet og kundefordringer eller beløp som skylder deg for salg du allerede har gjort. Listen over forpliktelser på balansen din vil inneholde beløp på grunn av lån og kredittkort, og kortsiktige gjeld du har påløpt, for eksempel forpliktelser og utestående brukregninger. Ved å trekke dine forpliktelser fra dine eiendeler, viser balansen din bedriftens nåværende nettoverdi. Når du oppretter balanser over tid, kan du se hvordan inntektene dine og utgiftene har spilt ut og skapt rikdom eller gjeld.En balanse viser også hvor mye av nettoverdien din er likvide, og hvor mye er bundet i eiendeler som ikke gir disponible kontanter.
Operasjonsrapporter: I tillegg til de regnskapsrapporter som virksomheten din er pålagt å fullføre av skattemyndigheter og långivere, kan du opprette tilpassede rapporter som sporer alt fra dollarverdien av produktet du produserer i løpet av en time, til salgstallene for hvert av salget personale. Disse tallene er avgjørende for å ta strategiske beslutninger. De kan hjelpe deg med å identifisere hvilke aspekter av virksomheten du gir mest mulig profitt og er mest verdsomme. De kan også legge merke til vanskeligheter som kan korrigeres, for eksempel produksjonsaspekter som tar for lang tid og koster for mye.
Hvordan bedrifter kan gjøre regnskap
Din virksomhet kan enten gjøre regnskapet ditt internt eller ansette en profesjonell utenforstående for å hjelpe deg med prosessen. Mange bedrifter bruker en hybrid av disse to tilnærmingene, etter at internt personell har fullført noen oppgaver som grunnleggende bokføring, og deretter inngår kontrakt med en ekstern revisor for å fullføre årlige avgifter.
Intern regnskap gir fordelen av å ha noen som kjenner bedriften din i dybden, registrerer inntekter og utgifter. En bokholder som er dypt involvert i virksomheten din, vil kunne identifisere og kategorisere elementer på kvitteringer, avgjøre om de er materialer som inngår i prisen på varer som selges eller forsyninger som du trenger for å organisere bak-scenen. Imidlertid kan en intern bokholder ikke ha den profesjonelle kompetansen som en outsider kan bringe til blandingen. Denne kunnskapen er nyttig for å lage systemer som din første bokføring, og også for å fange nyanser som utgifter som ikke er legitimt fradragsberettigede.
En ekstern bokholder kan gi erfaring og perspektiv til selskapets regnskapsprosesser. Som en profesjonell har denne bokholder sannsynligvis sett bøkene i en rekke virksomheter og kan vise deg hvordan du oppdaterer systemene dine slik at de gir den informasjonen du trenger og kan forstås av andre fagfolk som bankfolk og skatterevisorer. Imidlertid kan en outsider ikke gjøre så god en jobb som en insider for å forstå hvordan virksomheten din fungerer og hvilken informasjon du finner mest nyttig. For eksempel forstår revisoren din sannsynligvis ikke hvilke typer inventar du har fra et merchandiseres synspunkt. Men informasjon om hvordan ulike kategorier av varer beveger seg, kan være avgjørende for finjustering av innkjøp.
Typer regnskapsmessig programvare for bedrifter
Online regnskapsprogramvare: Online regnskapsprogrammer gir deg fordelen av å synkronisere ditt regnskapssystem med bankkontoen din. Denne tilnærmingen gjør det enkelt å legge inn transaksjoner ved å bare finne dem i bankinnføringene dine, og deretter klikke på de riktige knappene. Denne funksjonen reduserer muligheten for at du vil savne en utgift, som du kanskje, hvis du begynte med papirkvitteringer og mistet en. Ved hjelp av elektronisk regnskapsmessig programvare kan du også få tilgang til regnskapsprogrammet fra hvilken som helst datamaskin, i stedet for å måtte bruke ditt eget skrivebord. Imidlertid tar nettbaserte regnskapsprogrammer lengre tid enn desktopversjoner for å behandle hver transaksjon, og denne gangen legges opp når du lager dusinvis av oppføringer. Øvelsen med matchende kvitteringer med bankfeeder kan også være sakte og besværlig, og dette trinnet er nødvendig hvis et enkelt kjøp inkluderer varer i flere kategorier, for eksempel materialer og rekvisita. QuickBooks er den mest populære og mest populære online regnskapsprogramvare. Xero er høyt ansett for Mac-brukere, og Zoho fungerer spesielt godt for svært små bedrifter.
Desktop Accounting Software: Selv om elektroniske regnskapsprogrammer har vokst i popularitet, tilbyr desktop-versjoner fortsatt fordeler for mange brukere. Du kan kjøpe et desktop-regnskapsprogram med et engangsoppkjøp, mens nettbaserte programmer belaster en løpende månedlig avgift. Når du bruker et skrivebordsprogram, er all informasjonen din lett tilgjengelig på din egen datamaskin, i stedet for i skyen hvor den er utsatt for sikkerhetsproblemer og utbredt systemfeil. Desktop-regnskapssystemer pleier å være mye enklere enn skybaserte systemer, noe som gjør det lettere å finne og identifisere feil og inkonsekvenser. På grunn av deres relative enkelhet, er skrivebordssystemer også lettere å tilpasse seg bedriftens individuelle behov.
Tilpassede og manuelle regnskapssystemer
Du trenger faktisk ikke regnskapsmessig programvare hvis bedriften din er liten og dine behov er enkle. Du kan designe regneark med Excel eller Google Sheets som hjelper deg med å spore og legge til variablene du trenger å vite, for eksempel kategoriserte utgifter og løpende inntjening. Disse programmene hjelper deg med å beholde og organisere informasjonen din på en måte som er fornuftig for virksomheten din, og hjemmelagde regneark gjør helt legitime regnskapssystemer så lenge de forteller deg hva du trenger å vite for å betale dine skatter og forstå dine operasjoner. For eksempel kan du sette opp et lønnsystem som logger på timer brukt på bestemte oppgaver som produksjon. Deretter kan du bruke disse tallene til å beregne gjennomsnittlig dollarverdi av et produkt produsert per produksjonstid, og du kan se hvordan denne figuren endres hver uke.
Men du trenger ikke engang en datamaskin til å gjøre forretninger regnskap. Det er helt legitimt å beholde håndskrevne ledgers, som bedriftseiere har gjort i århundrer. Kontorforsyningsbutikker selger regnskapsbøker med riktig størrelse kolonner, og du kan bruke disse til å liste og kategorisere inntekter og utgifter. Med et manuelt regnskapssystem må du legge opp alle tall for hånd, noe som dramatisk øker mengden tid du bruker på regnskap. Men manuelle regnskapssystemer er ikke sårbare overfor slags glitches og risiko for tapte data som du møter med datasystemer. Egentlig kan huset ditt brenne ned, og du kan miste hovedboken din, men maskinvarefeil er betydelig mer vanlig enn husbranner.
Single Entry Versus Double-Entry Regnskap
Hvis virksomheten din er liten og relativt enkel, kan du også velge mellom enkelt og dobbeltregistrert bokføring. Et enkeltoppføringssystem sporer bare det du har brukt og tjent, og tallene disse summene. Hvis du bruker en håndskrevet hovedbok, eller hvis du har opprettet dine egne regneark, er det mest sannsynlig at du bruker engangsregnskap. Et dobbelt inngangssystem synkroniserer regnskapsinformasjonen din med bankkontoen din og annen informasjon som er relevant for balansen din. Hver gang du merker at firmaet har tjent inntekter, vil du gjøre (eller din regnskapsmessige programvare gjør) en tilsvarende oppføring som viser hvor pengene dukker opp i din bedrift, for eksempel på en bestemt bankkonto. Tilsvarende, hver gang du betaler for utgifter, viser et system med dobbelt inngang hvordan firmaet har brukt pengene. Det er ikke lovlig krav om at du opprettholder et dobbeltregistrert bokføringssystem, men hvis du beholder enkeltoppføringsbøker, bør du utvikle en måte å sammenligne og forene ditt regnskapssystem med dine nåværende eiendeler med.
Velge riktig regnskapssystem
Det er ikke noe regnskapssystem som passer for alle virksomheter. Når du velger hvordan du setter opp bedriftens bøker, bør du vurdere hva slags informasjon du trenger mest, og hvilke ressurser du er villig til å bruke for å få den. Hvis du hater å jobbe med tall og de nesten ikke har mening for deg, kan du ansette en profesjonell profesjonell, men prøv å lære så mye du kan for å forstå rapportene du mottar. Hvis du har tid og interesse, gjør så mye av din egen regnskap som mulig. Informasjonen du samler vil være relevant og meningsfylt, og du vil få verdifull innsikt i hvordan bedriften din kan være mest vellykket.
