Et budsjett refererer til et skriftlig dokument som beskriver hvordan en organisasjon vil tildele sine penger. Som leder av virksomheten må du avgjøre om budsjettkontroll vil hvile hos deg eller med dine ledere. Det er fire søknader om budsjettkontroll, som nevnt av Michael Armstrong i "En håndbok for ledelsesteknikker: En omfattende guide for å oppnå ledelsesmessig fortreffelighet og bedre beslutningstaking."
Planlegger
Budsjettdokumentet er opprettet gjennom et planleggingssystem. Hvis du selv utvikler budsjettet, kan du starte med fjorårets budsjett. Budsjettet ditt må inkludere all inntekt du projiserer og hvordan du skal bruke den. En del av planleggingsfasen krever prioritering av ulike forretningsbehov. Du må kanskje ta tøffe valg, for eksempel å ansette en ekstra person i år og gi høyere energikostnader. Budsjettdokumentet ditt må gjenspeile alle aspekter av planleggingen og prioritering. Hvis du slipper ut viktige budsjetthensyn, kan du møte et mangel i løpet av budsjettet.
Mål
Når budsjettdokumentet er ferdigstilt, er lederne av hver avdeling ansvarlig for skjønnsmessige utgifter, for eksempel forsyninger, trykkkostnader og lønn, samtidig som de holder seg til budsjettallokeringen. Du trenger et finansielt system for å spore utgifter for hver linje i budsjettet. Evnen til hver leder å holde seg til budsjettet hans vil påvirke lønnsomheten og den finansielle stilling som et selskap.
Sammenligning
Ved hjelp av målesystemet får du sammenligne faktiske utgifter med budsjetterte utgifter ved å gå linje for linje i budsjettdokumentet. Du må avgjøre om det er overforbruk og hvor i selskapet det oppstår. Det kan være at enkelte avdelinger overskrider, og de må ha justert budsjettkontrollen, eller det kan være at ledere av disse avdelingene kan rettferdiggjøre tilfeller av overforbruk ved å forklare uventede kostnader, for eksempel en leverandør økende priser i løpet av forretningsåret.
Styre
Du må handle når du har studert hvordan hver avdeling bruker innenfor eller over det tildelte budsjettet. Enhver handling du tar for å få en avdeling for å øke eller redusere kostnadene tilsvarer å kontrollere. I ekstreme omstendigheter, som når du ikke kan få ledere til å tømme utgifter og holde seg til budsjettet, kan du ta bort budsjettkontrollen. Alle utgifter som gjennomføres i henhold til det årlige budsjettdokumentet, hjelper et firma å opprettholde sitt fokus på strategiske mål.
