Et sammendrag er vanligvis en sideoversikt av et lengre notat, forretningsplan, nyhetsutgave, juridisk avtale eller noe viktig dokument. Sammendraget bør kommunisere hvorfor, hva og hvordan av problemet på en kort måte for en opptatt executive som ikke har tid til å dykke inn i detaljer. Du må anta at mens leseren er interessert i problemet og forstår de bredere konseptene som er involvert, er han eller hun ikke nært kjent med detaljene. Som hovedregel bør leseren kunne snakke intelligent om emnet etter å ha lest sammendraget.
Beskriv klart i første ledd hva som har skjedd, og hvorfor det har skjedd. Leseren av et sammendrag vil trolig være en travel leder som behandler et bredt spekter av problemer og jonglerer flere prosjekter til enhver tid. Du må derfor stave ut grunnleggende og re-orientere leseren før du kommer inn i de mer detaljerte minuttene. For eksempel kan åpningen av sammendraget si: "Denne rapporten beskriver leverandøravtalen som ble signert 21. mai for å fastsette priser og leveringsplaner for dekkene som skal kjøpes fra Tyres Inc. for det kommende året." Denne åpningen vil hjelpe leseren til å huske at det var en avtale for dekktilførselen og tjene som en rask mental oppvarmingsbore.
Oppgi alle hovedpunktene i avtalen, ideelt sett i forskjellige punkter. Bullet poeng er enklere å lese og absorbere som de bryter ned et komplekst problem i lett fordøyelige biter. Kulepoengene skal kommunisere grunnleggende i avtalen, i stedet for unntak, spesielle klausuler eller tekniske detaljer. Den utøvende mannen som ikke håndterer dekk hver dag, vil kanskje vite at Tires Inc. ble enige om å oppfylle dekkordrene innen 25 kalenderdager, men trenger ikke å vite at hvis en ordre er på mer enn 50.000 dekk, øker denne ledetiden til 30 dager eller for dekk som er større enn 19 tommer i diameter gjelder spesielle regler. Bare å legge til at store bestillinger og bestemte dekkstørrelser innebærer spesielle klausuler, vil være tilstrekkelig. Husk at leseren alltid kan henvise til den fulle juridiske avtalen for detaljer.
Forklar hvorfor den juridiske avtalen er viktig. Siden leseren vil sannsynligvis ikke være ekspert i området, vil han eller hun avhenge av deg for å forklare betydningen av denne avtalen. Var prisen uvanlig fordelaktig, ledetiden spesielt kort eller straffen svært bratt for ikke å oppfylle ordrer i tide? Forklar styrken og, om ikke, svakheter i avtalen. Husk at hvis du var drivkraften bak avtalen, er dette også en passende og muligens den eneste tiden å kreve kreditt for dine prestasjoner.
Fullfør oppsummeringen ved å oppgi de neste trinnene. Undertegnelsen av avtalen kan kreve ytterligere tiltak, for eksempel godkjenning av hovedkvarteret, eller selve avtalen kan ha vært ufullstendig, inkludert en klausul som sier at leveringsplaner for lastebilsdekk ikke er dekket av dette juridiske dokumentet, og en ytterligere avtale vil bli signert for dem i nær fremtid. Denne "fremadrettede" projeksjonen vil bringe sammendraget til en logisk konklusjon og gi leseren en god følelse av hva man kan forvente neste. Det vil sette scenen for neste oppsummering som sannsynligvis vil følge.
