Et styre, som enhver arbeidsgruppe, trenger tid og informasjon for å absorbere og vurdere en ny ide. Enten du er en avdelingsleder, en frivillig, en konsulent eller et styremedlem, gjelder noen grunnleggende retningslinjer når du presenterer en ny ide. Å gi en kortfattet presentasjon, forutse mulige spørsmål, gi nok informasjon til å tillate beslutningstaking og reagere raskt på bekymringer, kan gjøre forskjellen mellom aksept og avvisning av forslaget ditt.
Organiser informasjon så kortfattet som mulig. Dette betyr at du får en oversikt eller et sammendrag på toppen av materialene, slik at styremedlemmene får tak i den nye ideen og stikkprøven i presentasjonen din i en enkel kort lesning. Planleggingsplanen som vises på Planware.org, inneholder hovedtemaoversiktene som kan utgjøre sammendragsfortegnelsen (se Ressurser). Tilpass dem for å illustrere din foreslåtte ide og plan for angrep. Tilpass hele omrisset slik at det passer til detaljene i tilnærmingen. Med en sideoversikt og en tosiders disposisjon har du gitt styremedlemmer en komplett oversikt over problemet, din forskning og dine foreslåtte løsninger. Materialer som følger kan utvides på emner i rekkefølgen av sammendraget. Dette gjør at leserne får tak i hele ideen i en kort lesing og vil også bidra til å organisere presentasjonen din slik at den passer til tidspunktet tildelt av styret. Hvis du får noen få minutter, kan du gå gjennom sammendraget. med en lengre tid, gjennomgå omrisset. Med mye tid, er du forberedt på å håndtere bestemte problemer i detalj. Dette viser både din evne til å jobbe sammen og din respekt for annen virksomhet styret trenger å utføre.
Presentere ideer i en rekke former. Offentlige talsmann Patricia Fripp observerer at noen husker hva de hører, men de fleste husker hva de ser. Hvis ideen innebærer ressursallokering, ytterligere ansatte eller forbedring av markedsandel, bør du vurdere å presentere denne informasjonen kortfattet med grafer, diagrammer og diagrammer. Programvare som Microsoft PowerPoint eller de forskjellige grafiske programmene som er oppført på Pure-Mac, lar deg presentere grafisk informasjon i polert form (se Ressurser). Gi utskriftsstøtte for grafikk, slik at styremedlemmer kan se på grafer og diagrammer senere.
Forutse og svar på logiske spørsmål i presentasjonsmaterialene dine. Gi kostnadsestimater, prøveopplæringsplaner eller andre data som støtter den forventede suksessen til ideen din. I dette området er det å forutse spørsmål meget forskjellig fra å forsvare ideen fra angrep. Unngå defensive strategier som å kommentere at mange tror at ideen ikke vil fungere eller klassifisere logiske spørsmål som innvendinger.
Reager straks på uventede spørsmål. Å takke spørgeren for hans innsikt og innrømme at du ikke har alle dataene eller detaljene i dette området, kan ledsages av et løfte om å ha svar innen en uke eller en annen logisk tidsramme. Følg gjennom og møt tidsfristen. Informer alle styremedlemmer om svarene, ikke bare spørreskjemaet. Dette viser din respons på bekymringer og ditt ønske om å kommunisere effektivt.
Forbered deg på å svare fleksibelt på forslag. Identifiser områder der ideen din lett kan endres og områder der det vil være vanskelig.Dette gir deg et skritt foran når du svarer på innvendinger eller bekymringer.
Gi nok støtteinformasjon for å tillate beslutningstagning. Spesielt med nye ideer, vil styremedlemmer gjennomgå informasjon i sitt eget tempo før de gjør en forpliktelse. Denne vurderingsprosessen kan gi ytterligere spørsmål eller bekymringer. Materialer må tilby et komplett uttrykk for ideen uten å være så overveldende at de hindrer beslutningsprosessen. For eksempel trenger leserne de tre kostnadsestimatene du har oppnådd, sammen med firmanavnene til mulige undersøkelsesledere; men på dette tidspunktet er de ikke forberedt på å vade gjennom et bredt spekter av spørsmål undersøkelsene kan inneholde eller din detaljerte korrespondanse med hver leder. Et kort avsnitt om deres suksess og tidsramme er tilstrekkelig; En detaljert historie om hvert selskap kommer i veien for en grunnleggende avgjørelse om hvorvidt man skal foreta en undersøkelse eller ikke.
Fullfør presentasjonen din ved å takke styret for å ta deg tid til å vurdere ideen din, uavhengig av det første svaret. Med held vil du være tilbake med flere ideer og vil være glad for hjertelig velkommen.
