Som arbeidsgiver må du være oppmerksom på statlige og føderale lover som fastsetter hvilken type informasjon som skal opprettholdes i personellfiler. Noen av de nødvendige personaldokumenter inkluderer personlig kontaktinformasjon for arbeidstaker, arbeidsstatus, lønnsinformasjon og resultatinformasjon.
Sysselsettingsinformasjon
Sysselsettingsinformasjon i en personellfil kommer vanligvis i form av ansettelsesansøkningen eller nytt leiepapir. Filen kan også inkludere en kopi av arbeidstilbudsbrevet sendt til arbeidstakeren og et underskrevet kvittering fra arbeidstakeren som bekrefter at han mottok en kopi av selskapets arbeidshåndbok. Mens personellfilen for en ansatt må inneholde en fødselsdato med sikte på fordeler, er det ulovlig å skaffe seg denne informasjonen som skal brukes til å avgjøre om personen skal ansettes eller ikke.
Arbeidsstatus
Arbeidsstatus er den juridiske dokumentasjonen som viser at medarbeider er i stand til å jobbe i USA. Som bevis på arbeidsstatus må en ansatt personellfil inneholde en kopi av arbeidstakers personnummer. Hvis arbeidstaker ikke er statsborger i USA, skal en utfylt I-9-skjema (den ikke-amerikanske statsborgeren som er ekvivalent med en W-4-form), en kopi av arbeidstakerens pas og en kopi av arbeidstakerens visum i ansattes personellfil.
lønn
En annen primær del av en personellfil gjelder lønn. En arbeidsgiver må opprettholde en oppdatert føderal W-4 skatteformular. Sammen med W-4-skjemaet, kan en personellfil også inneholde tidsplaner for lønnstallene der arbeidstakerne arbeider. Dersom arbeidstaker har penger som er lovlig garnert fra lønnen, må rettskjennelsen eller kopien av bestemmelsen også være i personellfilen.
Ytelsesinformasjon
Prestasjonsevalueringer er en annen integrert del av en personellfil for ansatte. Disse kan inkludere kopier av medarbeiderens faglige mål og ytelsesvurderinger skrevet av arbeidstakerens veileder eller leder. Om nødvendig inneholder personellfilen også eventuelle reprimanger eller advarsler som arbeidstakeren mottar i løpet av sin tid hos selskapet.
Statlig skatteinformasjon
Hvis staten hvor du driver virksomheten din, har statlig skatt, må du opprettholde et W-4 skjema for kildeskatt. I likhet med det føderale W-4-skjemaet, bør statsformularen holdes oppdatert og opprettholdes i medarbeiderpersonalfilen som en sikkerhetskopi for riktig fradrag fra ansattes lønnsslipp og i tilfelle en revisjon av IRS eller den statlig skattebyrå.
