Fra det tidspunkt en arbeidsgiver har sin første kontakt med en potensiell medarbeider, er det ved arbeidstidens slutt viktig at skriftlige oppføringer i tilknytning til arbeidstakeren holdes i en ansattes personellfil under hver ansattes navn. Disse ansettelsesfilene, hvis de opprettholdes på riktig måte, kan potensielt tjene til å beskytte arbeidsgiveren mot fremtidig ansvar for brudd på arbeidsforhold og arbeidslov, for eksempel ulovlig oppsigelse eller ansettelsesdiskriminering.
Elementer du trenger
-
Låse arkivskap eller et sikkert rom med begrenset tilgang
-
Filmapper
Forstå hvorfor du trenger å beholde medarbeiderpersonellfiler. Dette er selskapets og medarbeiderens oversikt over hva som har skjedd på arbeidsplassen. Rekordene som er oppbevart i personopplysningen, kan tjene til å beskytte arbeidsgiveren i fremtidige rettssaker og bidra til å fjerne misforståelser som kan oppstå over politiske problemer, lønns- og fordeler, arbeidsoppgaver og ansvar, disiplinære eller korrigerende tiltak og klager.
Så hva skal gå inn i en ansattes personellfil? Følgende dokumenter og dokumenter skal opprettholdes av fagpersoner eller ledere på personell. Stillingsbeskrivelse Jobbsøknad Tilbud på sysselsetting IRS-skjema W-4 Kvittering for arbeidstakerhåndbok (Ofte en god ide å beholde en kopi av håndboken selv, spesielt når den er underlagt endringer fra tid til annen. På denne måten vet alle hva vilkårene i håndboken den ansatte har skrevet om.) Eventuelle ytelsesevalueringer gitt Ansvarsformularer for ansattes fordeler Awards Klager og komplimenter mottatt om den ansatte Dissiplinære tiltak eller advarsler * Deltakelsesregister Det anbefales at hver annen type post har sin egen fane.
Medisinsk rekord og innvandringsskjema skal holdes i separate filer. Siden du ikke kan gjøre ansettelsesbeslutninger basert på en persons innvandringsstatus, forutsatt at de har rett til å jobbe i USA, og den føderale regjeringen har rett til å gjennomgå I-9, er det sannsynligvis bedre å holde det skilt. Også når det gjelder medisinske journaler inneholder amerikanerne med funksjonshemmingsloven (ADA) meget strenge regler med hensyn til personvern og tilgang til å legge tilbud om medisinske journaler, så det er nødvendig å beholde dem i et eget fil- og arkivskap med begrenset adgang. ADA begrenser opplysning av opplysninger i disse postene til veiledere, forutsatt at arbeidstakeren har nødvendige begrensninger på sine plikter eller har behov for overnatting; førstehjelpsarbeidere ved nødhjelp; og myndigheter og forsikringsansatte under begrensede omstendigheter.
Det er viktig at feil informasjon i en ansattes personopplysninger rettes umiddelbart etter innkalling fra selskapet at informasjonen er feil.
Ansattes personellfiler bør være låst opp og kun tilgjengelig for personer som har en legitim virksomhet, må ha tilgang til filen. En leder eller første linjeveileder kan trenge tilgang for å kunne ta beslutninger om kampanjer og disiplinære tiltak. Hvis noen uten legitim virksomhet trenger tilgang til filen, vil de se det, trenger de en gyldig stævning. Ellers kan personvernets personvernrettigheter bli overtrådt.
Generelt krever ikke loven deg å gi en arbeidstaker beskjed om hva som er i deres medarbeiderpersonalfil uten en passende forespørsel fra den ansatte. Det er sannsynligvis en bedre forretningspraksis, men å holde ansatte opptatt av hva som er i filen deres. På den måten har du ikke en marginal ansatt som er overrasket når de er disiplinert eller avsluttet. Unntakene til denne generelle regelen er bestemmelsene i Fair Credit Reporting Act (FCRA). Det krever at du informerer ansatte, eller potensielle medarbeidere, om du tar en ugunstig handling basert på hva som finnes i deres kredittrapport.
Separat fra spørsmålet om varsel til ansatte i det som er i personellfilen, er spørsmålet om tilgang. Mange stater krever at arbeidsgivere gir ansatte og tidligere ansatte tilgang til deres personalepersonellfil. Det er viktig, som en profesjonell eller bedriftseier for menneskelige ressurser, at du er kjent med loven i staten din i denne forbindelse. Som hovedregel må tilgangen til arbeideren være rimelig og underlagt at et medlem av ledelsen er tilstede for å sikre at ingenting tas eller endres. Noen statlige lover tillater at arbeidstakeren har kopier, hvis de gjør det, har noen fra firmaet kopien. Det vil ofte være grenser for hva medarbeiderne kan se i personellfilen. Hvis det er sensitive elementer som referansebrev, kriminelle undersøkelser og annen informasjon som kan krenke andres personvernrettigheter, kan de nektes tilgang til den. Det er en god ide å beholde disse elementene under en egen fane i medarbeiderens personellfil. Enkelte statlige lover kan tillate arbeidstakeren å sende pålegg til disiplinære tiltak eller evalueringer.
Tips
-
Oppbevar en kopi av statsloven, hvis det er en i din stat, om tilgang til ansattes personellfiler som er oppført eller hendig, i området der disse filene holdes. Dette vil unngå konflikter mellom ledelsen og medarbeideren over hva som er og er ikke tillatt.
Advarsel
Hver ansatt må behandles på samme måte når det gjelder vedlikehold og tilgang til personopplysninger. Eventuelle avvik i praksis kan underkaste selskapet rettssaker. Hvis du er i tvil om hvordan du opprettholder dine medarbeidsfiler, kontakt en advokat.
