For å spare på å sende e-post som er ment som reklame, kan en organisasjon velge å sende e-post som «bulk mail». Bulk mail kalles teknisk sett som "standard post" av US Postal Service. USPS tilbyr rabatter på bulkpost fordi avsenderen gjør noe av det arbeidet som måtte gjøres av USPS. Retningslinjene skal følges nøye, eller de vil bli vurdert som ikke-bearbeidbare og vil bli returnert.
Bulk Mailing Process
Sendere som har til hensikt å ha e-post klassifisert som vanlig post, oppfordres til å delta på opplæring eller nøye gjennomgå retningslinjene til USPS. Returnert post som ikke overholder kravene vil ha en tilleggsavgift på hvert brikke som kan koste høyere enn førsteklasses post. Tillatelsen gitt av postkontoret kan også kanselleres.
Sendere bør også besøke det lokale bulkmail senteret forut for å avgjøre tjenestene og kostnadene før du utarbeider e-posten. Det er også viktig å bestemme spesifikke instruksjoner og for å få de riktige skjemaene til senteret på forhånd. Få autorisasjon minst en uke i forkant, fyll ut de riktige skjemaene og forsikre deg om at kontoen har tilstrekkelige midler.
Standardpost eller bulkpost skal totalt ha 50 pund eller bestå av minst 200 stk. Det bør være av generelt identisk innhold og sendes ut for reklameformål. Disse inkluderer nyhetsbrev, skjemabreve og flygeblad. All annen post, inkludert regninger, uttalelser, personlig korrespondanse og lønnskontroller, skal sendes som førsteklasses post.
Forskrifter fastsatt av USPS i oppsett og adressering bør følges. De skal alle ha en indikasjons- og byavdelingsadresse. Fold, lukkefaner og wafertetninger bør også settes opp i henhold til forskriftene. Stifter er ikke tillatt, da det vil gjøre e-posten ikke maskinparkerbar. Ikke-adresseutskrift bør plasseres over adresselabelets leveringslinje.
Bestem nødvendige forsyninger og skjemaer som kreves og hente dem i massepostsenteret. Beholdere, bånd og klistremerker er sannsynligvis nødvendig for sortering av posten.
Når det er fastslått at masseposten har møtt behandlingskriteriene, må de sorteres etter postnummer. Posten skal grupperes i henhold til de tre første numrene på postnummeret. Når det er 10 eller flere deler av samme gruppe, band dem sammen med alle adressene som vender mot samme retning. Legg merke til den maksimale tykkelsen som kreves av det lokale bulkmail senteret.
Avsenderen bør være sikker på tilgjengeligheten av midler og kjenne tillatelsesnummeret før han går til massepostsenteret for ikke å kaste bort tid. Det er også skjemaer som skal fullføres før behandling av utsendelsene. Kun originaler er akseptert og ikke kopimaskiner.
