Å holde et seminar om et bestemt emne kan lære folk noe nytt, omdanne folk om noe de allerede vet og innføre fremskritt i din bransje. Men å holde et seminar kan være kostbart. Det er en rekke beslutninger du må gjøre slik at du vil vite hvor mye penger du skal budsjettere for seminaret og en rekke faktorer som vil påvirke den totale kostnaden.
Elementer du trenger
-
Seminarbudsjett
-
Anslag på deltakerne
-
Liste over leverandører
-
Forrige seminar budsjettplan
Begynn å lage en budsjettplan for seminaret ditt ved å bestemme hvor mye penger du må bruke på det. Hvis organisasjonen din har tildelt et visst beløp for arrangementet, må du vite hva det er. Hvis du planlegger å betale for seminaret i håp om å bryte selv, vil du avgjøre hvor mye du skal ta ut basert på antall forventede deltakere og den totale anslåtte kostnaden for arrangementet.
Bestem de samlede kostnadene for arrangementet ved å lage en liste over elementene som trengs for å holde seminaret. Inkluder slike ting som kostnaden ved å leie et anlegg hvis du ikke har ledig plass, kostnaden for å leie audiovisuelt utstyr til presentatørene, kostnadene til presentatørene dersom de blir betalt, kostnaden for trykte utdelinger og penner og Kostnaden ved å leie bord og stoler hvis du planlegger å gjøre det.
Be om en budsjettplan fra et tidligere seminar organisasjonen din holdt for å få en ide om hvor mye det betalte for hvert av disse elementene. Du vil også få en liste over anbefalte leverandører som organisasjonen din har brukt tidligere. Hvis organisasjonen din ikke kan anbefale noen leverandører, ta kontakt med ditt lokale handelskammer eller andre organisasjoner du har gode forbindelser med, og spør om de kan anbefale leverandører. Ring leverandørene du planlegger å bruke og be om estimater basert på antall deltakere du planlegger å ha på seminaret.
Hold oversikt over leverandørestimatene ved å opprette et skjema på datamaskinen. Lag en seksjon for hvert element du trenger. For eksempel, lage en seksjon merket "audiovisuelt" og skriv inn selskapet og den omtrentlige prisen. Hvis du får sitater fra to selskaper, inkludere dem begge og deres priser. Gjør dette for hvert element på listen og totalt beløpene. Hvis du har forskjellige priser fra lignende leverandører, begynner du med å legge til mengden av leverandøren du foretrekker, og bytte til den rimeligere leverandøren hvis totalen din blir til for kostbar.
Sammenligne den totale anslåtte kostnaden for seminaret til det beløpet som din budsjettbeløp for å se om det er akseptabelt. Hvis kostnaden er for stor, bør du vurdere å lade deltakerne delta på seminaret. Del kostnaden for seminaret, eller kostnaden for seminaret utover budsjettet, av antall forventede deltakere for å avgjøre hvor mye du skal belaste folk.
